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4 einfache IT Möglichkeiten zum Schutz für Freelancer

Freelancer sind einer Menge Risiken ausgesetzt. Ausbleibende Zahlungen, nicht rechtssichere Verträge, unsichere Auftragslage – und immer häufiger auch Haftungsfragen im Bereich des IT- und Urheberrechts. Doch die meisten Risiken sind kein Naturgesetz, sondern hausgemacht. Vier Möglichkeiten, mit denen sich Freelancer im Geschäftsalltag besser schützen können.

Keine Zusammenarbeit ohne Vertrag

Dies ist die wichtigste Regel: Freelancer sollten für ihre Kunden nur tätig werden, wenn zuvor ein hieb- und stichfester Vertrag abgeschlossen wurde. Dieser Vertrag sollte nicht nur grob die zu erledigenden Aufgaben sowie die dafür vorgesehenen Entgelte vorsehen. Vielmehr sollte der Vertrag ein detailliertes Pflichtenheft beinhalten, das auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen eine sichere Bank darstellt. Neben der Höhe des Honorars sollten auch die Fälligkeiten der einzelnen Zahlungen so detailliert wie möglich definiert werden.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl weiterer Fragen, die unbedingt schriftlich fixiert werden sollten. Darf der Freelancer für andere Auftraggeber tätig werden? Auftraggeber aus welchen Branchen oder in welcher Konstellation sind ausgeschlossen? Fällt bei Zuwiderhandlung eine Vertragsstrafe an? Wie hoch fällt diese aus? Ist der Freelancer an einen bestimmten Arbeitsort gebunden bzw. darf der Auftraggeber das Erscheinen vor Ort verlangen?

Müssen Freelancer die Software des Unternehmens nutzen oder ist der Einsatz eigener Software möglich? Welche Sicherheitsanforderungen muss die Hard- und Software der Freelancer erfüllen, damit es nicht zur Schadenshaftung in der IT kommen kann? Wer diese Fragen nicht frühzeitig klärt, lässt sich im schlimmsten Fall auf hohe Vertragsstrafen und einen gerichtlichen Prozess ein.

Digitale Unterschriften einsetzen

Im Geschäftsalltag ist die goldene erste Regel – keine Zusammenarbeit ohne Vertrag – nicht immer einfach durchzusetzen. Natürlich schließen die meisten Freelancer zu Beginn der Kooperation mit einem neuen Kunden einen Rahmenvertrag ab.

Dieser Rahmenvertrag ist jedoch für einzelne Projekte oft wenig konkret. Bei einzelnen Aufträgen fehlt es oft an der schriftlichen Fixierung – im Zweifel somit auch am notwendigen Nachweis. Der Grund: Weder Auftraggeber noch Freelancer haben Lust, ständig Verträge, Angebote, Lieferscheine, Bestätigungen etc. auszudrucken, zu unterschreiben und per Post oder E-Mail hin- und herzusenden. Dafür gibt eine einfache Möglichkeit: Digitale Unterschriften.

Eine digitale Unterschrift – auch als elektronische Signatur bezeichnet – ermöglicht das Signieren von Dokumenten ohne Ausdruck direkt am Bildschirm. Möglich wird dies durch eine spezielle Verschlüsselung, die für die notwendige Datenintegrität sorgt.

Ein elektronisch unterschriebenes Dokument bescheinigt Absender und Empfänger, dass es nicht verändert wurde. Auf diesem Weg lassen sich zum Beispiel Angebote annehmen, abgelieferte Leistungen bestätigen etc. Da kein Ausdruck und kein Postversand notwendig sind, sparen Freelancer viel Zeit und Geld. Gleichzeitig ist die Akzeptanz bei den Kunden deutlich höher als bei postalischem Versand von Dokumenten.

Für die geschäftliche Praxis bieten digitale Unterschriften in Kombination mit geeigneter Software weitere Vorteile. So ist es zum Beispiel möglich, Signaturhierarchien festzulegen. Ein Freelancer kann so z.B. ein Angebot an fünf Teammitglieder eines Unternehmens sowie deren Vorgesetzte versenden. Die Teammitglieder prüfen die inhaltlichen Aspekte des Angebots und signieren bei Gefallen. Haben alle fünf Teammitglieder signiert, wird automatisch der Vorgesetzte informiert – der mit seiner elektronischen Unterschrift das Angebot verbindlich annehmen kann.

IT-Sicherheit im Blick behalten

Freelancer sollten stets ihre IT-Sicherheit im Blick behalten. Auch diese Berufsgruppe kann ins Visier von Cyberkriminellen geraten. Diese gelangen im schlimmsten Fall an sensible Daten wichtiger Kunden – und können damit den Freelancer oder sogar den Kunden erpressen oder schädigen.

Alle Freelancer sollten deshalb stets aktuelle Antiviren- und Antimalware Software auf sämtlichen Endgeräten installieren und sämtliche angebotenen Updates vornehmen. Sehr wichtig ist zudem der Verzicht auf die Bewegung in ungesicherten öffentlichen Netzwerken. Wer von unterwegs aus arbeitet, sollte nach Möglichkeit ein VPN benutzen  – oder gleich den gesamten Datenverkehr mit einem bestimmten Kunden über ein eigenes virtuelles privates Netzwerk abwickeln.

Wer für regelmäßige Updates sorgt, ein VPN einsetzt und auch sonst alle IT Sicherheitsmaßnahmen trifft, ist meistens auf der sicheren Seite – jedoch nicht immer. Für Restrisiken bietet sich der Abschluss einer Cyberversicherung an. Diese schützt gegen die Folgen von Datenverlust und anderen Vorfällen im Bereich der IT Sicherheit.

Mittlerweile gibt eine Reihe von Versicherern, die auch Freiberuflern einen umfassenden IT-Schutz ermöglichen. Die Kosten sind als Betriebskosten steuerlich absetzbar.

Diversifikation als Absicherung

Natürlich ist es für Freiberufler verlockend, möglichst viele eigene Zeit in ein gut dotiertes Projekt zu investieren. Dennoch sollten Freelancer nie die gebotene Diversifikation außer Acht lassen. Wer sich zu sehr auf einen Kunden verlässt, ist im schlimmsten Fall innerhalb kürzester Zeit ohne Auftrag – und dann möglicherweise in Schwierigkeiten.

Freelancer sollten stets versuchen, ihre Kapazitäten auf mehrere Kunden aufzuteilen. Die Stundensätze sollten dabei so geplant werden, dass bei einem Leerlauf von 25 bis 30 % alle wesentlichen Kosten (inklusive der persönlichen Lebenshaltungskosten) dennoch abgedeckt sind. Wer sich zu sehr von einzelnen Kunden abhängig macht, muss am Ende eines Auftrags häufig schlechtere Konditionen in Kauf nehmen.