Bürostuhl korrekt abschreiben: So gehen Sie vor

Bürostühle abzuschreiben, gehört zum Alltag, wenn Sie selbstständig tätig sind oder eine Firma leiten. Egal, ob Freiberufler, Selbstständiger, Gewerbetreibende oder Arbeitnehmer, mit der richtigen Methode können Sie Ihre Steuerlast gezielt senken.

Wie kann ich einen Bürostuhl abschreiben?

Welche Abschreibungsoptionen für Ihren Bürostuhl zur Verfügung stehen, hängen von Kaufpreis des jeweiligen Modells ab. Die Regelabschreibung über 13 Jahre, wie sie von der Abschreibungstabelle des Bundesfinanzministeriums vorgesehen ist, können Sie jedoch immer wählen. Es gibt jedoch gute Gründe, sich für eine schnellere Abschreibungsmethode zu entscheiden.

Welche Abschreibungsmethode kommt in Betracht?

Bei der Wahl der möglichen Abschreibungsmethode sind zwei Fragen ausschlaggebend. Erstens, handelt es sich um eine Abschreibung, die Sie als Privatperson (Arbeitnehmer) oder als Selbstständiger, Freiberuflicher, Unternehmer oder Gewerbetreibender vornehmen? Zweitens: Wie teuer fielen die Anschaffungskosten für Ihren Bürostuhl konkret aus? Der Preis des Bürostuhls ist dabei stets ohne den Aufschlag der Umsatzsteuer zu berücksichtigen.

Für Arbeitnehmer müssen hier nur zwei Fälle gelistet werden. Handelt es sich um einen Bürostuhl, dessen Kaufpreis bis zu 800 Euro betrug, können Sie ihn als Arbeitnehmer per Sofortabzug steuerlich absetzen. Handelt es sich hingegen um ein Modell, dass die Grenze von 800 Euro übersteigt, müssen Sie auf die Regelabschreibung über 13 Jahre ausweichen.

Bei Freiberuflern, Selbstständigen, Unternehmen oder Gewerbetreibenden gibt es hingegen vier Fälle, in die unterschieden werden kann. Bürostühle bis 250 Euro Nettokaufpreis können sowohl über den Sofortabzug als auch über die Regelabschreibung über 13 Jahre abgeschrieben werden.

Bürostühle mit einem Nettokaufpreis von 250,01 bis 800 Euro können wahlweise per Sofortabzug, einen Sammelposten über 5 Jahre oder die Regelabschreibung über 13 Jahre abgesetzt werden. Bei Nettokaufpreisen von 800,01 bis 1.000 Euro stehen die Option des Sammelpostens oder der Regelabschreibung zur Verfügung.

Übersteigt der Nettokaufpreis des Bürostuhls jedoch die 1.000 Euro, so bleibt nur noch die Regelabschreibung über 13 Jahre als Option.

Alle Abschreibungsmethoden im Überblick

Jede der unterschiedlichen Abschreibungsarten bringt eigene Vor- und Nachteile mit sich. Letztlich ist vor allem der Preis der gekauften Büromöbel entscheidend dafür, welche Abschreibungsmethoden Sie nutzen dürfen.

Sofortabzug

Seit dem 01.01.2018 dürfen Bürostühle bis zu einem Kaufpreis von 800 Euro zu 100 Prozent im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden. Der gesamte Rechnungsbetrag kann daher als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung (Anlage N) aufgenommen werden, wenn Sie ihn ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden.

Bei buchführenden Unternehmen hingegen werden die Stühle als Betriebsausgabe auf das entsprechende Konto gebucht. Dafür kommen unter anderem Büromaterial, Büromöbel oder Betriebs- und Geschäftsausstattung in Betracht.

Regelabschreibung über Nutzungsdauer von 13 Jahren

In der Theorie sieht das Bundesministerium für Finanzen eine Nutzung von Bürostühlen über 13 Jahren vor, so wie es den AfA-Abschreibungstabellen zu entnehmen ist. Daher können Sie unabhängig vom Kaufpreis Ihres Bürostuhls immer die Abschreibungsmethode der Regelabschreibung wählen.

Allerdings hat diese den entscheidenden Nachteil, dass viele Bürostühle in der Praxis kurzfristiger genutzt werden. Es kann daher schnell passieren, dass Sie noch immer Bürostühle abschreiben, Jahr für Jahr, die Sie praktisch nicht mehr benutzen. Den Überblick darüber zu behalten, kann lästig sein. Ab einem Einkaufspreis von 800,01 Euro für Arbeitnehmer beziehungsweise 1.000,01 Euro für alle anderen, ist diese Abschreibungsmethode jedoch verpflichtend.

Bildung von Sammelposten – die Poolabschreibung

Liegt der Kaufpreis des erworbenen Bürostuhls zwischen 250,01 und 1.000 Euro, können Gewerbetreibende, Unternehmer, Selbstständige sowie Freiberufler laut § 6 Abs. 2a EStG auf die Poolabschreibung ausweichen.

Diese Bildung von Sammelposten fasst alle Anschaffungen dieser Preisspanne in einem Sammelposten zusammen und lässt Sie diesen über 5 Jahre hinweg mit je 20 Prozent abschreiben. Diese Abschreibungsart ist besonders für Gegenstände verlockend, die man laut AfA-Tabelle über einen viel längeren Zeitraum abschreiben müsste. Da bei Büromöbeln hier sonst 13 Jahre angesetzt werden, ist die Poolabschreibung hier mit wesentlich weniger Aufwand verbunden.

Wenn Sie die Poolabschreibung wählen, werden alle Produkte aufgenommen. Aber Achtung: Es ist nicht möglich, eine Mischung aus Sofortabschreibung und Sammelpostenbildung im selben Jahr zu wählen. Sie können sich jedoch in jedem Jahr neu entscheiden, welche Abschreibungsmethode sich für Sie am meisten lohnt.

Steuern sparen und Liquidität gewinnen

Da für sämtliche Büromöbel in Ihrem Arbeitszimmer wie Tische, Schränke, Regale oder Sessel die gleichen Grenzwerte und Fristen wie für Bürostühle zählen, kann sich her der Kauf auf verschiedene Rechnungen lohnen.

Anstatt eine große Sammelbestellung mit allen Möbelstücken auf einmal aufzugeben, teilen Sie Ihre Einkäufe so auf, dass die einzelnen Rechnungsbeträge unter 1.000 Euro liegen. Dadurch können Sie auf die Absetzung per Poolabschreibung ausweichen. Liegen die Beträge sogar unter 800 Euro, ist eine Sofortabschreibung für alle möglich, selbst für Arbeitnehmer.

Dadurch können Sie Ihre eigene Steuerlast im laufenden Jahr erheblich sinken und so an finanziellen Mitteln gewinnen. Insbesondere bei kleineren Unternehmen oder als Selbstständiger profitieren Sie schnell von der zusätzlichen Liquidität, die Sie flexibler auf Geschehnisse im Berufsalltag reagieren lässt. Es kann jedoch vorkommen, dass das Finanzamt einen kritischen Blick auf die Unterlagen wirft und Rückfragen stellt.

Überlegen Sie sich daher vorab, warum die Büromöbel nicht als Einheit zu betrachten sind oder verteilen Sie die geplanten Einkäufe mit einem größeren Abstand über das laufende Jahr hinweg. So können Sie stets begründen, dass Sie sich nach aktueller Auftrags- und Finanzlage für weitere Anschaffungen entschieden haben.

FAQ

u003cstrongu003eKann ich meinen Bürostuhl als Arbeitnehmer von der Steuer absetzen?u003c/strongu003e

Ja, es ist Ihnen als Arbeitnehmer erlaubt, Ihren Bürostuhl gemäß § 9 Abs. 1 EStG als Werbungskosten steuerlich abzusetzen, sofern er zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung von Einnahmen notwendig ist. Dabei ist ausschlaggebend, dass Sie den Bürostuhl ausschließlich für berufliche Zwecke oder Fortbildungszwecke nutzen. Eine private Nutzung darf somit nicht erfolgen. Ausnahmen bilden hierbei Bürostühle, die Sie als sogenannte außergewöhnliche Belastung aus medizinischen Gründen steuerlich absetzen.

u003cstrongu003eWie kann ich meinen Bürostuhl aus medizinischen Gründen steuerlich absetzen?u003c/strongu003e

Ein Bürostuhl kann als eine sogenannte außergewöhnliche Belastung von der Steuer abgesetzt werden, sofern die von § 33 EStG festgelegte Zumutbarkeitsschwelle überschritten wurde. In diesem Sonderfall ist es sogar erlaubt, dass Sie den Bürostuhl ausschließlich privat nutzen.u003cbru003eSie müssen dafür jedoch nachweisen, dass der Bürostuhl aus medizinischen Gründen erforderlich ist. Das kann zum Beispiel im Nachgang einer OP oder durch einen Unfall begründet sein. Auch zur Vorbeugung weiterer Gesundheitsschäden wie einem drohenden Bandscheibenvorfall können Sie den Bürostuhl von der Steuer absetzen.

u003cstrongu003eWelche Rolle spielen geringwertige Güter bei der Abschreibung?u003c/strongu003e

Geringwertige Güter (GWG) umfasst als Begriffe alle Gegenstände, die unterhalb der 800 Euro liegen und somit als Sofortabzug geltend gemacht werden dürfen. Für Freiberufler, Selbstständige, Gewerbetreibende sowie Unternehmen können geringwertige Güter auch als Teil einer Poolabschreibung aufgenommen werden, um über 5 Jahre konstant abgesetzt zu werden.