Home Office Kosten steuerlich absetzen: Tipps und Tricks
Das Home Office ist ein schon lange bekanntes Prinzip der Telearbeit. Hierbei verrichten Mitarbeiter ihre Arbeit teilweise oder sogar ganz von zuhause aus, mittels einer modernen Kommunikationstechnik. Auch wenn das Prinzip an sich schon lang bekannt ist, haben sich dennoch viele Arbeitgeber lang vor der finalen Durchsetzung gesträubt. Doch spätestens seit der Coronakrise im Jahr 2020 war ein Umdenken für die Arbeitgeber schier unvermeidlich, denn nur so konnten Ansteckungen mit dem gefährlichen Virus bestmöglich vermieden werden. Hinzu kommt, dass sämtliche Kindertagesstätten und Schulen auf Grund des Virus schließen mussten und Eltern ihre Kinder von zuhause aus betreuen mussten. Die Folge war also die Verlagerung ins Home Office für viele Mitarbeiter.
Und da Firmen inzwischen den Mehrwert des Home Office erkannt haben, bestätigen schon jetzt einige Arbeitgeber, dass ihre Mitarbeiter auch nach Überstehen der Krise im Home Office bleiben werden. Auch einige Selbstständige erfüllen ihre Arbeit von zuhause aus, unangetastet von der Pandemie.
Was viele Personen dennoch noch nicht wissen: das Home Office birgt auf Auswirkungen auf Deine Steuern. Wie diese aussehen und was Du dabei beachten musst, zeigen wir Dir gern im nachfolgenden Ratgeber auf.
Tipp 1 fürs Home Office: das häusliche Arbeitszimmer steuerlich geltend machen?
Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, den häuslichen Arbeitsplatz steuerlich geltend zu machen. Hierbei gibt es jedoch auch einige Punkte, die dringend beachtet werden müssen. So ist ein häuslicher Arbeitsplatz zum Beispiel nur dann abzugsfähig, wenn der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt. Dieser Punkt ist durch die Corona Pandemie zumeist schon erfüllt. Wenn Du Dein Home Office dann jedoch am Küchentisch oder auf der Couch aufschlägst, gilt dies nicht als abzugsfähiger Arbeitsplatz. Grundvoraussetzung ist nämlich ein abschließbarer Raum innerhalb der eigenen Wohnung, der nahezu ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt wird. Es darf sich dabei nicht um ein Durchgangszimmer handeln. Die private Nutzung darf nur eine ganz untergeordnete Rolle spielen, weshalb Küche oder Wohnzimmer nicht als Arbeitsplatz anerkannt werden.
Aber in wie weit kann man das Arbeitszimmer dann tatsächlich steuerlich geltend machen?
Die Antwort ist zwei geteilt. Wenn das Arbeitszimmer tatsächlich den Mittelpunkt aller anfallenden Arbeiten darstellt, so sind die Kosten unbegrenzt absetzbar. Auch wenn der Mitarbeiter ein Mal pro Woche in den Betrieb fährt und die restlichen vier Tage im beheimateten Arbeitszimmer verbringt, so ist der Mittelpunkt noch immer das Home Office. Ab zwei Tagen des Arbeitgeberbüros jedoch wird dies nicht mehr so anerkannt, da der Mittelpunkt der Tätigkeit sich dann nicht mehr auf das Home Office fokussiert.
Bei den Personen, die nur zeitweise im Home Office sind, kann ein Werbungskostenbetrag in Höhe von maximal 1250 Euro geltend gemacht werden. Diese Variante trifft zum Beispiel auf Lehrer zu, die keinen Schreibtisch in der Schule haben und somit von zuhause weitere Arbeiten erledigen.
Tipp 2: Zwei Personen in einem gemeinsam genutzten Arbeitszimmer?
Auch wenn Du und Dein Partner zu der Personengruppe zählt, die jeweils „nur“ 1250 Euro Werbungskosten für das Arbeitszimmer steuerlich geltend machen können, gibt es auch hier einen Tipp, der vielen so noch nicht bekannt ist. Denn der Höchstbetrag von 1250 Euro ist personenbezogen!
Das bedeutet, dass wenn zwei Personen im gleichen Haushalt das gleiche Arbeitszimmer nutzen und Anspruch auf steuerliche Absetzbarkeit haben, kann jede einzelne der Personen seine selbst getragenen Kosten bis zum Höchstbetrag steuerlich geltend machen. Im konkreten Beispiel von zwei Personen, die das Arbeitszimmer also auch beide nutzen, können statt der einmaligen 1250 Euro nun 2500 Euro als Zusammenveranlagung geltend gemacht werden.
Tipp 3: Welche Kosten des Home Office man steuerlich absetzen kann
Es gibt Kosten, die anteilig geltend gemacht werden können und solche, die voll abzugsfähig sind. In jedem Fall werden sie als Werbungskosten von Deiner Steuer abgesetzt.
Die Kosten, die anteilig geltend gemacht werden können sind die, die nicht direkt auf das Arbeitszimmer zuzuordnen sind. Sie entsprechen Kosten, die für die gesamte Wohnung fällig werden und dann zur Berechnung anteilig nach der Fläche des Arbeitszimmers heruntergebrochen werden.
Dazu zählen vor allem die Miete (oder bei Eigentum die Gebäudeabschreibung), Wasser-, Abwasser- und Energiekosten, Müllabfuhr, Schornsteinfeger, Wohngebäude- und Hausratsversicherung oder Rechtsschutzversicherung für Immobilien. Aber auch die Internetleitung und Telefonie können anteilig geltend gemacht werden.
Die Berechnung der anteilig abzugsfähigen Faktoren erfolgt so: die Fläche des Arbeitszimmers wird durch die Gesamtfläche der Wohnung geteilt und mit dem Faktor 100 multipliziert. Ein Beispiel: die Wohnung misst 75 Quadratmeter Wohnfläche. Das Arbeitszimmer umfasst 20 Quadratmeter davon. Man teilt die 20 Quadratmeter also durch die 75 Quadratmeter Gesamtwohnfläche und multipliziert dies mit 100. Das Ergebnis lautet 26,6. Dementsprechend kannst Du in diesem Fall 26,6 Prozent der für die gesamte Wohnung angefallenen Kosten als Anteil für das Arbeitszimmer steuerlich geltend machen.
Voll abzugsfähige Kosten sind solche, die dem Arbeitszimmer direkt zugeordnet werden können. Sie sind nicht für den gesamten Wohnraum, sondern ausschließlich für das Arbeitszimmer angefallen. Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer etwa umfänglich renoviert haben, so sind all diese Kosten voll abzugsfähig. Ganz egal, ob es sich dabei um einen neuen Boden, neue Tapeten, Wandfarbe, Vorhänge oder Lampen handelt – solange die Kosten für das Arbeitszimmer entstanden sind, können sie auch für dieses steuerlich geltend gemacht werden.
Und nicht nur die Renovation ist ein steuerlich voll abzugsfähiger Faktor. Auch die entsprechende Einrichtung des Arbeitszimmers ist ein ebensolcher Faktor. Dabei muss es sich noch nicht einmal um Arbeitsmittel, wie Schreibtisch und Stuhl handeln. Auch Regale, Sideboards und Kommoden, welche sich in dem Arbeitszimmer befinden, sind als Werbungskosten anzusetzen.
Gewisse Arbeitsmittel können sogar dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn das Finanzamt Ihr Arbeitszimmer nicht als solches anerkennt. Solange diese Gegenstände nämlich so gut wie ausschließlich (zu mindestens 90%) beruflich genutzt werden, können diese Einrichtungsgegenstände als geringwertiges Wirtschaftsgut (kurz: GWG) abgesetzt werden. Der Kaufpreis darf dabei jedoch 800 Euro netto nicht übersteigen. Sind die Anschaffungskosten jedoch höher, so werden die Kosten über die Dauer der Nutzung verteilt und anteilig abgesetzt.
Dieser Prozess nennt sich Abschreibung. Die jeweilige Nutzungsdauer eines Produktes kann man der AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter entnehmen. Die amtliche Nutzungsdauer eines Büromöbelstücks etwa entspricht 13 Jahre. Der Kaufpreis eines teureren Schreibtisches in Höhe von 1300 Euro wird also auf 13 Jahre heruntergebrochen, was 100 Euro netto pro Jahr entspricht, die man steuerlich geltend machen darf.
Tipp 4: Technik Upgrade gefällig? Neuer Laptop oder Smartphone für das Home Office?
Ohne digitale Anbindung funktioniert heutzutage gar nichts mehr. Erst recht nicht, wenn die Großzahl der Mitarbeiter sich im Home Office befindet und eine Besprechung von Angesicht zu Angesicht nicht durchgeführt werden kann. Oftmals ist die Technik, welche sich zuhause befindet, jedoch veraltet und längst nicht mehr auf dem neusten Stand. Das Arbeiten wird erschwert und verlangsamt sich immens durch die Beeinträchtigung des alten Gerätes. Was kann man tun, um Abhilfe zu verschaffen? Einerseits kann der Arbeitgeber einem für das Home Office eine neue Ausstattung in Form von Smartphone und / oder Laptop bereitstellen. Das erfolgt übrigens steuerfrei. Das Gerät bleibt dabei jedoch im Eigentum des Arbeitgebers.
Wer seine technische Ausstattung jedoch auf eigene Kosten erneuern muss oder möchte, der kann die Kosten dafür auch steuerlich geltend machen. Dies gilt ebenso auch für benötigte Software, Zubehör und Reparaturen.
Es muss jedoch wieder einmal unterschieden werden zwischen beruflicher und privater Nutzung. Wird das technische Gerät ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt, so sind die gesamten Kosten als Werbungskosten abzusetzen. Wird das Gerät jedoch auch privat genutzt, so müssen die Kosten in private und beruflichen Anteil aufgetrennt werden. Lagen die Kosten bei 800 Euro netto oder weniger, so können sie sofort vollständig als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Bei einer höheren Summe greift wieder das Modell der Abschreibung. In der Regel sind elektronische Geräte über einen Zeitraum von drei Jahren abzuschreiben, Mobiltelefone und Smartphones hingegen sogar über fünf Jahre.
Tipp 5: das Home Office steuerlich absetzen – Nachweise erbringen
In jedem Fall solltest Du die Belege der entsprechend angefallenen Kosten aufbewahren. Ganz egal, um welche Beträge es sich dabei handelt. Auch der Kauf der günstigen Deckenlampe aus dem Discounter sollte belegt werden können. Und das wenn möglich sogar auch noch bis zu zehn Jahre nach Abgabe der eigentlichen Steuererklärung. Bei Beträgen, welche dem Arbeitszimmer nicht direkt zuzuordnen sind, so wie etwa bei den Miet- und Nebenkosten, kann es gegebenenfalls auch nötig werden, dem Finanzamt einen entsprechenden Auszug des Mietvertrages dar zu legen, genauso wie den Grundriss der Wohnung, um die berechneten Verhältnisse nachzuvollziehen.
Lasse Dir durch Deinen Arbeitgeber auf jeden Fall belegen, dass Du deine Tätigkeit ausschließlich oder teilweise (unter Angabe des prozentualen Anteils) im Home Office verrichtest. Dies ist übrigens auch dann wichtig, wenn das Home Office auf Grund der Coronakrise nur eine vorübergehende Lösung ist. Nur so kann das Finanzamt Deine Lage schneller und besser bewerten.
Lohnenswert ist es ebenfalls, Fotos von dem Arbeitszimmer zu schießen, welche den Zustand und die Größe des Raumes dokumentieren und im Bedarfsfall darlegen können.
Achtung bei Home Office und Entfernungspauschalen
Angefallene Kilometer zwischen Wohnung und der jeweiligen Arbeitsstätte werden mit 30 Cent je Kilometer anerkannt und können somit als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Gerade für Pendler macht dies auf das Jahr gerechnet eine beachtliche Summe aus. Hier jedoch gibt es etwas Wichtiges zu beachten: die Pauschale kann nämlich nur dann geltend gemacht werden, wenn die Kilometer auch tatsächlich angefallen sind. Wer also im Home Office tätig ist und dementsprechend keinen Weg mit dem Auto zurücklegen muss, um zur Arbeitsstätte zu gelangen, der kann diese Entfernungspauschale nicht für sich beanspruchen.
Fazit
Das Home Office birgt gleichermaßen Chancen und Risiken, wenn es um die steuerliche Absetzbarkeit geht. Prüfe zunächst unbedingt, ob Dein heimisches Arbeitszimmer als solches auch anerkannt wird und in welchem Umfang dies der Fall ist. Beachte außerdem unbedingt die Entfernungspauschale, welche Dir im Falle eines dauerhaften Home Office nicht mehr zusteht. Wenn Du dir diesen Punkten aber bewusst bist, lohnt es sich sehr, die angefallenen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer auch tatsächlich in der Steuererklärung geltend zu machen. Denn hier können sich schnell einige Euros Steuerersparnis ansammeln, die man nicht verschenken sollte!
