Digitale Notizen können leichter geteilt und bearbeitet werden, wodurch sich gemeinsame Projekte oder allgemeine Informationen besonders gut unter Kollegen teilen lassen. Damit Sie den größten Effizienz-Boost aus gemeinsam verwalteten Notizen ziehen können, können Sie die nachfolgenden Tipps zurate ziehen.
Welche Vorzüge bietet das Teilen von Notizen?
Geteilte Notizen sorgen für einen gleichen Informationsstand zwischen allen Kollegen und Mitarbeitern, egal ob projektintern oder projektübergreifend. Dadurch sind alle Beteiligten stets in der Lage, effektiv zusammenzuarbeiten und Aufgaben schneller zu erledigen. Sollte gar ein Kollege unerwartet wegen eines anderen Termins oder eines Krankheitsfalles verhindert sein, können innerhalb weniger Minute andere Mitarbeiter einspringen und dennoch den Überblick behalten.
#1 Klare übergreifende Strukturen
Bei gemeinsamen Projekten oder allgemeinen Informationen, auf die Sie und Ihre Kollegen oder Angestellten regelmäßig zurückgreifen müssen, sollten nach einem klar strukturieren Schema sortiert sein. So kann jeder von Ihnen unabhängig voneinander im digitalen Notizbuch finden, was er gerade benötigt.
Besonders effektiv sind dabei Strukturen, die Sie von Beginn an gemeinsam erarbeiten oder die von ein bis zwei Verantwortlichen allein festgelegt und den anderen Kollegen ausführlich vorgestellt werden. Die Struktur sollte für alle verständlich und leicht zu befolgen sein. Bei komplexeren Strukturen kann ein schriftliches Schema helfen, um Verwirrungen vorzubeugen.
#2 Zugriffsrechte passend verteilen
Nicht jeder Mitarbeiter sollte imstande sein, in allen Notizen Änderungen vorzunehmen. Je wichtiger die Informationen in einer digitalen Notiz sind, desto weniger Personen sollten imstande sein, den Inhalt zu überschreiben. Die meisten Notiz-Apps erlauben zwischen Lese- und Schreibzugriffen zu unterscheiden.
Dadurch können zwar alle auf die zur Verfügung gestellten Informationen zugreifen, aber das Risiko, dass versehentlich etwas gelöscht wird oder jemand die Strukturierung durcheinander bringt, ist verschwindend gering. Insbesondere bei Neuzugängen, Auszubildenden oder Praktikanten eignen sich solche Zugriffsbeschränkungen, damit sich die Kollegen erst vernünftig mit dem System vertraut machen können. Bei Bedarf kann der Zugriff jederzeit angepasst werden.
#3 Schlagworte und Kategorien nutzen
Ähnlich wie bei der Sortierung eigener Notizen sollten auch gemeinschaftlich genutzte Notizen über einige festgelegte Kategorien und Schlagwörter verfügen. Gegebenenfalls können auch unterschiedliche Notizbücher sinnvoll sein, die zwischen unterschiedlichen Projekten und allgemeinen Informationen oder Arbeitsanweisungen zu unterscheiden.
Sämtliche Kategorien und Schlagworte sollten vom gesamten Team einheitlich für die gemeinsamen Notizen genutzt werden. Dadurch können unabhängig davon wer nach wessen Dateien sucht, gewünschte Inhalte schnell gefunden werden. Das spart wertvolle Zeit, vorwiegend dann, wenn unerwartet jemand für einen Kollegen einspringen muss, weil dieser durch Krankheit oder eine terminliche Veränderung verhindert ist.
#4 Sammeln Sie Ihre Daten an einem einheitlichen Ort
Wichtige Informationen sollten nicht auf unterschiedliche Apps verteilt sein. Ein gemeinsamer Kalender für Termine und ein gemeinsames Notizbuch sind ideale Möglichkeiten, um sich abzustimmen, ohne zu riskieren, dass wichtige Daten dabei verloren gehen. Auch wenn unterschiedliche Notizen-Apps vielleicht verschiedene Funktionen bieten, die Ihnen praktisch erscheinen: Entscheiden Sie sich für eine Notizen-App, die alle gemeinsam verwenden.
Informationen, die auf zu vielen Apps verstreut sind, kosten Sie im Zweifelsfalle wertvolle Zeit, wenn Sie gezielt nach einer einzelnen Information suchen müssen. Dazu kann die Übersichtlichkeit der strukturierten Notizen schnell verloren gehen.
#5 Häufige Wechsel des Mediums vermeiden
Sicherlich kann es notwendig sein, von einer Notizen-App auf eine andere zu wechseln. Womöglich bietet eine andere App Ihnen bessere Funktionen, günstigere Preise für mehr Speicherplatz oder weniger Beschränkungen in der Anzahl von Mitarbeitern.
Bedenken Sie jedoch, dass Sie bei jedem Wechsel von einem Medium zu einem anderen, potenziell zahlreiche Daten exportieren müssen, die Sie auf der neuen Notizen-App benötigen. Solche Wechsel sind zeitintensiv und benötigen daher eine Umstellungsperiode, die gut organisiert werden will. Zu häufig sollten sie daher nicht erfolgen.
Selbst wenn Sie bewusst vermeiden, alte Dateien zu übertragen, müssen Sie in Zukunft womöglich auf alte Inhalte zurückgreifen. Bei einem häufigen Wechsel an Apps kann dabei schnell die Übersicht verloren gehen, wo benötigte Informationen zu suchen sind.
#6 Gemeinsame Zeiten und Absprachen festlegen und einhalten
Damit alle auf dem gleichen Informationsstand bleiben und zeitnah auf Veränderungen reagieren können, sind gemeinsame Absprachen unerlässlich. Zum einen sollten regelmäßige Besprechungen über die wichtigsten kommenden Aufgaben erfolgen, zum anderen jeder Mitarbeiter selbstständig bemüht sein, sich informiert zu halten.
Damit das reibungslos vonstattengeht, können Absprachen getroffen werden, wann Notizen zu überprüfen sind. Das kann beispielsweise beim Arbeitsantritt, nach der Mittagspause oder eine Stunde vor Ende der Arbeitszeit erfolgen. Bei besonders wichtigen Informationen sollte Sie separat eine Bestätigung einfordern, dass alle betroffenen Personen die Notiz zur Kenntnis genommen haben.
Fazit
Abschließend möchte ich unterstreichen, dass, während das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Notizen ein unglaublich wertvolles Instrument ist, das Herzstück dieses Prozesses in der Qualität Ihrer eigenen Notizen liegt. Ganz gleich, welche Notiztechnik oder welches System Sie bevorzugen, es ist unerlässlich, dass Ihre Notizen klar formuliert, präzise und gut strukturiert sind. Dies ermöglicht nicht nur eine effiziente Zusammenarbeit, sondern stellt sicher, dass jede Notiz ihre Absicht erfüllt und einen maximalen Wert bietet.
Das Erstellen von effektiven Notizen benötigt auch etwas Lernzeit. Erfahren Sie hier, wie Sie effektive Notizen machen.
Darüber hinaus sollten wir nicht vergessen, dass wir in einer Welt voller verschiedener Notiz-Apps leben, jede mit ihren einzigartigen Funktionen und Vorteilen. Nehmen Sie sich die Zeit, jede Option gründlich zu prüfen und wählen Sie diejenige aus, die Ihren persönlichen Anforderungen und denen Ihres Teams am besten gerecht wird.
Letztendlich ist das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Notizen ein fantastisches Mittel zur Steigerung der Produktivität und Effizienz. Wenn es klug eingesetzt wird, kann es Ihnen dabei helfen, die Früchte einer effektiven Zusammenarbeit zu ernten und Ihre Ziele zu erreichen. Nutzen Sie es mit Begeisterung und Sie werden die positiven Ergebnisse sehen, die es bringen kann.
FAQ
Wann ist das Teilen von Notizen sinnvoll?
Grundsätzlich ist das Teilen von Notizen immer sinnvoll, wenn darin Informationen enthalten sind, auf die mehr als eine Person ungehindert Zugriff haben sollte. Dabei kann es sich um ein Projekt handeln, an dem mehrere Mitarbeiter gemeinsam arbeiten oder aber um allgemeine Anleitungen und Informationen, die prinzipiell mehrere Personen betreffen. Welche Zugriffsrechte für welchen Mitarbeiter dabei sinnvoll sind, müssen Sie für Ihren Fall individuell entscheiden. Im Zweifelsfall ist es besser, zunächst nur einen Lesezugriff zu Informationen zu erteilen. Die Einstellungen der Zugriffsberechtigungen für Personen können Sie jederzeit anpassen.
Ist das Teilen und Bearbeiten von Notizen grundsätzlich kostenpflichtig?
Ob Sie für das Teilen von gemeinsamen Notizen zahlen, hängt von der konkreten Notiz-App ab, die Sie benutzen. Einige Anbieter beschränken den gesamten Speicherplatz für Notizen je nach Abo-Modell, andere die Menge an Personen und Funktionen, die für Teams zur Verfügung stehen. Selbst wenn das Teilen der Notizen also in der App umsonst ist, kann durch die Zusammenarbeit mehr Speicherplatz für Notizen nötig sein als bei einem einzelnen Nutzer. Welche Notizen-App für Sie und Ihre gewünschte Zusammenarbeit die beste darstellt, müssen Sie selbst entscheiden.
Wie teile ich Notizen?
Wie genau Sie Notizen teilen, hängt von der gewählten Notiz-App ab. Die meisten Notizen-Apps erlauben Ihnen, eine weitere Person über einen geteilten Link zur Notiz hinzuzufügen und dabei Berechtigungen für den Zugriff festzulegen. Wieder andere ermöglichen Ihnen unterschiedliche Benutzer zu einer Notiz hinzuzufügen, sodass alle betroffenen Benutzerkonten die Notiz in ihren Auflistungen sehen. Bei Mobilgeräten verstecken sich diese Optionen häufig hinter den drei Punkten, die weitere Einstellungen in Apps kennzeichnen.
