6 Home Office Apps, die deine Produktivität steigern

Die eigene Produktivität steigern – sechs Apps für mehr Erfolg im Home Office

Home Office – ein Begriff, der spätestens seit der Corona Krise im Jahr 2020 in Allerwelts Munde ist. Das Home Office gehört zur Kategorie der Telearbeit, welche jegliche Arbeitsformen zusammenfasst, bei welcher die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Arbeit ganz oder teilweise außerhalb des Arbeitgebergebäudes verrichten. Im Falle des Home Office findet die Arbeit eben von zuhause statt.

Die Vorteile des Arbeitens von zuhause liegen quasi auf der Hand: zum einen ist man zeitlich flexibler und ungebundener. Somit können lästige Handwerkertermine auch über den Tag hinweg wahrgenommen oder der Lebensmitteleinkauf auch mal schnell in der Mittagspause erledigt werden.

Die Arbeitnehmer sparen durch den Wegfall des Fahrtweges zur Arbeitsstätte nicht nur enorm viel Zeit ein, sondern auch Geld. Denn der Verschleiß und Spritverbrauch des Autos nehmen deutlich ab. Ganz zu schweigen von der wertvollen Zeit, die ein jeder Arbeitnehmer somit einsparen kann. Wertvolle Zeit, die der Mitarbeiter entweder in seinen Job oder aber in seine Freizeit stecken kann.

Egal wie man es auslegt, das Home Office ist und bleibt für viele Arbeitnehmer das Highlight im Jahr 2020, in welchem auch die letzten traditionelleren Firmen zum Umdenken angeregt wurden. Denn nur, wenn die Angestellten ins Home Office verlagert wurden, konnte eine firmenweite Ansteckungskette mit dem gefährlichen Virus bestmöglich vermieden werden.

Letztlich jedoch erkennen nun auch trotz Abklang der globalen Pandemie auch immer mehr Unternehmen die Vorzüge des Home Office aus Sicht des Arbeitgebers: die Mitarbeiter sind mitunter konzentrierter, leistungsbereiter und ausgeglichener. Es wird von weniger Krankheitsfällen berichtet und auch witterungs- oder verkehrsbedingte Verspätungen gehören der Vergangenheit an.

Es spricht also eigentlich alles für das Arbeiten im Home Office. Dennoch gibt es einige Personen, die nun die Möglichkeit haben, ins Home Office zu wechseln aber sich noch fürchten, dass sie nicht die gleiche effiziente Leistung erbringen könnten, wie sie es im Büro tun. Und auch wenn Du bereits im Home Office arbeitest, gibt es einige Tipps und Tricks, um Deine Produktivität noch zu erhöhen. Besonders im Bereich der Software und Apps gibt es hilfreiche Tools, die deine Produktivität effektiv steigern können.

Apps zur Steigerung der eigenen Produktivität

Wir befinden uns in einer digitalisierten Welt. Ein Arbeiten ohne Smartphone und Laptop ist im Jahr 2020 schier undenkbar. Warum also sollte man sich diese digitalen Medien nicht zu Nutze machen und mit Hilfe dieser die eigene Produktivität auf der Arbeit steigern? Wie das gehen soll? Wir haben sechs hilfreiche Apps gefunden, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern und Ihnen somit zu mehr Produktivität und Effizienz auf der Arbeit verhelfen werden.

Tipp 1: Kommunikation erleichtern und Verknüpfungen herstellen

Eine Befürchtung, die viele Personen vor Eintritt ins Home Office äußern ist die, dass ihnen der Kontakt zu den anderen Mitarbeitern fehlen würde.

Sie wissen nicht, wie sie sich über das alltägliche Geschehen, aktuelle Vorkommnisse und anstehende Projekte austauschen sollen, wenn der gewohnte Face to Face Kontakt nicht mehr gegeben ist. Denn klassische Besprechungen im Meetingraum nebenan sind im Home Office schwer umzusetzen und persönliche Treffen sollten während der Pandemie ohnehin vermieden werden. Somit wird es also für Projektmanager oder Vertriebler auch schwierig, den gewohnten persönlichen Kontakt zum Kunden zu wahren.

Wie also kann man dennoch gewährleisten, dass die interne und auch externe Kommunikation trotz des Home Office reibungslos funktioniert und auch die Belegschaft miteinander agiert, ohne dabei im selben Raum zu sitzen? Gleiches gilt für Schulungen, denn auch wenn die Mitarbeiter zwar fortan im Home Office Platz nehmen, müssen neue Projekte oder Tools dennoch regelmäßig und aussagekräftig geschult werden. Und auch der Kunde möchte den persönlichen Kontakt mit seinen Ansprechpartnern sicherlich nicht missen.

Glücklicherweise gibt es inzwischen zahlreiche Lösungen, die die Kommunikation erheblich erleichtern.

Apps und Tools zur Erleichterung der Kommunikation

Cisco WebEx Meetings

WebEx gehört zur Cisco Gruppe und gilt als der führende Anbieter zur Durchführung von online stattfindenden Videokonferenzen, IP Telefonaten und Screen Sharings. Sie bieten verschiedene Produkte zur online Zusammenarbeit von Unternehmen und Kollegen an, wie etwa Videokonferenz Tools oder Bildschirmfreigabeoptionen. Die einzelnen Produkte können je nach Bedarf des Unternehmens kundenspezifisch angepasst und erweitert werden, was das Tool auch zur internen Kommunikation innerhalb einer Firma sehr ansprechend macht.

Ein weiterer, sehr großer Vorteil ist der, dass die WebEx Produkte plattformunabhängig sind. Das bedeutet, dass es irrelevant ist, ob der Mitarbeiter im Home Office sein eigenes Apple MacBook oder doch das firmeneigene Dell Notebook verwendet. Und auch die Nutzung eines Smartphone Klienten via App ist problemlos möglich, was dem Anwender ein noch mobileres Arbeiten ermöglicht. Inzwischen hat sich das Unternehmen so sehr am Markt etabliert, dass es als Standardtool für virtuelle Meetings angesehen wird.

In den Medien auffällig wurde der online Klient jedoch einst dadurch, dass erhebliche Sicherheitslücken aufgetreten waren. Nach eigenen Angaben hat Cisco diese Mängel jedoch schnell behoben und gilt nun als sicher und vertrauenswürdig.

Zoom Video Communications

Zoom Video Communications, kurz Zoom, ist ein US-amerikanisches Softwareunternehmen, welches sich ebenfalls auf die Durchführung von online Videokonferenzen spezialisiert hat.

2013 wurde die heute sehr erfolgreiche Software veröffentlicht, im Folgejahr wurde eine Chatfunktion hinzugefügt. Nach und nach wurden weitere Plug Ins, wie etwa Webinare und offene Videokonferenzräume hinzugefügt. Zoom erfreut sich großer Beliebtheit, da die Benutzeroberfläche optisch ansprechend und simpel zu bedienen ist.

Zoom eignet sich daher auch für Neulinge im Bereich des Home Office. Auch Schulen und Universitäten nutzen Zoom für online stattfindende Kurse und Webinare, da es den Anwendern hier einen großen Mehrwert bietet. Denn Zoom bietet neben der klassischen Videofunktion noch ein virtuelles Whiteboard und Raum für bis zu 100 aktive Teilnehmer und bis zu 10.000 passive Zuschauer innerhalb von nur einer einzigen Konferenz. Zoom ist, ebenso wie WebEx, plattformunabhängig und funktioniert auf allen gängigen Smartphones und Notebooks gleichermaßen gut.

Auch Zoom stieß in der Vergangenheit jedoch auf eine negative mediale Präsenz, da sie mit Datenschutz- und Sicherheitsmängeln zu kämpfen hatten. Auf diese negative Kritik reagierte das Unternehmen jedoch alsbald mit Softwareupdates, die diese Mängel behoben haben.

Fazit zu Kommunikationstools

Wer häufiger intern kommuniziert und klassische interne und externe Meetings über einen online Klienten abhalten möchte, dem könnte WebEx die bessere Option sein. Das Unternehmen ist schlichtweg erfahrener in dem Business to Business Segment und hat sich auch auf dieses fokussiert.

Für Schulungszwecke, Webinare und gemeinsames Brainstorming hingegen stellt Zoom die bessere Option dar. Ein virtuelles Whiteboard und die hohe mögliche Teilnehmerzahl versprechen eine produktive und effiziente online Schulung.

Tipp 2: Projekte strukturieren und managen mit Apps und Tools

Der Job ist schon stressig genug. Jede Menge Aufgaben, To Dos und Projekte, die mit Bedacht erfüllt werden wollen. Hinzu kommt mitunter noch das private Leben, in welchem man sich sämtliche Geburtstage merken muss, rechtzeitig Geschenke besorgen sollte und den Elternabend des Kindes nicht vergessen darf. Aber wie soll man sich all das merken und nichts vergessen?

Die Lösung nennt sich organisiertes Projektmanagement. Und das geschieht nicht wie früher mittels Stift und Zettel, sowie einer handschriftlich verfassten To Do Liste, sondern viel einfacher über hilfreiche digitale Lösungen.

To Do Listen helfen uns, den stressigen Alltag zu überblicken und trotz eines hohen Arbeitsaufkommens einen kühlen Kopf zu bewahren. Aufgaben werden nicht mehr vergessen und Fälligkeiten nicht überschritten. Das Abhaken eines solchen To Dos auf der Liste wirkt auf uns beruhigend und setzt erwiesenermaßen Glücksgefühle frei.

To Do Listen verhelfen uns somit langfristig zu innerer Ruhe und Ausgeglichenheit – zwei wichtigen Faktoren, die uns Job weiterbringen und zu mehr Produktivität führen! Den Mehrwert der To Do Listen haben auch immer mehr Unternehmen für sich erkannt und genutzt.

todoist

Todoist – die To Do Liste für mehr Organisation im Leben. So betitelt sich die cloudbasierte SaaS (Software as a Service) Lösung. Der große Vorteil der online To Do Listen liegt darin, dass der Nutzer von jedem Ort, jedem Gerät und zu jeder Zeit auf seine To Do Listen zugreifen kann.

Todoist bietet seinem Nutzer zahlreiche Features. Aufgaben können einmalig oder mit wiederkehrender Häufigkeit eingetragen werden und mit Hilfe der Erinnerungsfunktion wird der Anwender stets rechtzeitig über die anstehende Fälligkeit einer Aufgabe informiert. Somit werden Deadlines nicht mehr überschritten und wichtige Abgaben geraten nicht in Verzug.

Aufgaben können außerdem mit Wichtigkeiten versehen werden und dann nach Relevanz sortiert werden. Ein großartiges Feature der cloudbasierten To Do Listen ist außerdem, dass die Aufgaben und Projekte innerhalb eines Teams mit den Arbeitskollegen geteilt werden können. Aufgaben können mittels todoist auch an andere delegiert werden.

Ein weiterer Aspekt, der todoist zu dem erfolgreichen Projektmanager macht, der es tatsächlich ist, ist die Produktivitätsvisualisierung. Tägliche und monatliche Fortschritte, welche anhand der erfüllten und abgehakten To Dos bemessen werden, werden als Karma Level dargestellt. Mit Erreichen des nächsten Levels erhält man stetig Auszeichnungen für seinen Fleiß, sodass Angestellte für ihre Produktivität eine kleine Anerkennung erhalten.

asana

Auch asana ist ein US-amerikanisches Softwareunternehmen, welches sich auf vollumfängliches Projektmanagement spezialisiert hat. Die Gründer, ehemalige Facebook Mitarbeiter, haben die Website und App entwickelt, um die Produktivität der Mitarbeiter bei Facebook zu verbessern.

Auch bei asana können Mitarbeiter Projekte erstellen, Aufgaben an Teamkollegen delegieren und Fristen festlegen. Die jeweiligen Aufgaben können ebenfalls mit einem Maßstab der Wichtigkeit versehen werden und nach Relevanz sortiert werden.

Ein großer Pluspunkt von asana ist einerseits die integrierte Kalenderfunktion und andererseits das optisch überaus ansprechende Dashboard Design. Per Drag und Drop Funktion lassen sich Aufgaben einfach verschieben und delegieren. Selbstverständlich ist asana ebenfalls mit allen Plattformen kompatibel.

Die Referenzen des Projektmanagement Tools sprechen für sich: große Namen wie Roche, Beiersdorf und RedBull sind nur einige der bekannten und begeisterten Kunden.

Fazit zu Projektmanagement Tools

To Do Listen erleichtern uns den Alltag um ein Vielfaches. In der Anwendung selbst bemerkt man allerdings deutlich, dass asana seinen Fokus absolut und uneingeschränkt auf Business Kunden legt. Das Tool ist durchweg auf Projektmanager und ihre Teams ausgelegt. Hierbei ist das Tool allerdings auch äußerst hilfreich. Todoist hingegen empfiehlt sich für kleinere Unternehmen oder auch Privatpersonen, die mehr Struktur in ihren Home Office Alltag bringen möchten.

Tipp 3: Dateien miteinander teilen

Im Büro dreht sich vieles um Dateien. PowerPoint Präsentationen, die die Assistentin vorbereitet hat, Word Dokumente, welche der Projektmanager auf seinem Computer gespeichert hat oder aber wichtige Excel Tabellen, die bei der Buchhaltung hinterlegt sind. Im normalen Büroalltag könnte man den Weg zur entsprechenden Abteilung gehen und dort um Bereitstellung der jeweiligen Datei bitten. Wie aber löst man die Problematik, wenn die Wege nur digital zu bewältigen sind, da alle Mitarbeiter sich im Home Office befinden?

Der Versand von wichtigen Dateien per Email wird durch Sicherheitsexperten kritisch beäugt. Nicht selten verschaffen sich Hacker nämlich Zugriff auf entsprechende Postfächer und erhalten so sensible Daten der Firma.

Aus diesem Grund gibt es immer mehr online Dienste, die Dateien speichern, überall zugänglich machen und für die Mitarbeiter griffbereit halten. Benutzer können jegliche Dateien dort hochladen und mittels eines Links mit anderen Personen teilen. Diese können die Dateien dann wiederum bearbeiten oder herunterladen. Es können sogar Verbindungen zu den firmeneigenen Servern hergestellt werden, sodass entsprechende Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf für sie notwendige Dateien haben.

Dropbox

Dropbox ist das aktuell am meisten genutzte Cloud Speichersystem. Der große Vorteil von Dropbox ist der, dass sie fast jedes Dateiformat akzeptieren. Denn neben einzelnen Dateien können hier sogar ganze Softwares hochgeladen werden. Auch eine offline Bearbeitung der hochgeladenen Dateien ist möglich. Eine Synchronisation erfolgt dann wieder, sobald eine Internetverbindung besteht.

Dropbox kann für einige User jedoch unübersichtlich wirken. Denn es gibt nur eine eingeschränkte Suchfunktion für einzelne Daten – dementsprechend sollte man sich die Speicherorte innerhalb des Clouddienstes gut merken.

Google Drive

Google Drive ist der Filehosting Dienst von Google. Der Dienst bietet auch für Standarduser einen großen kostenfreien Speicherplatz, welcher für Großkunden gegen Gebühr noch erweitert werden kann. Google Drive gilt als übersichtlicher und auch optisch ansprechender. Bei der Bearbeitung einer Datei wird diese außerdem in Echtzeit gespeichert. Spontane Computerabstürze können dem Arbeitsfortschritt also keinen Schaden zufügen.

Und auch die Suchfunktion nach einzelnen Dateien funktioniert hier besser als bei der Konkurrenz. Jedoch unterstützt Drive zwar den Upload aller gängigen und notwendigen Dateiformate (Bilder, Tabellen, Textdokumente etc.), jedoch nicht unbedingt ganze Softwares, wie es bei Dropbox der Fall ist.

Fazit zu cloudbasierten Filehosting Diensten

Filehosting kann das gemeinsame Bearbeiten von Dateien enorm erleichtern. Die Zugriffe sind schnell erteilt, sodass Teamwork selbst im Home Office nicht zu kurz kommen muss. Außerdem kann man so wertvollen Speicherplatz innerhalb der Email Postfächer einsparen und für mehr Übersicht sorgen.

Fazit

Home Office ist unser neuer Alltag. Es liegt nun an uns, diesen neuen Alltag bestmöglich zu strukturieren. Gewisse Apps und Tools können uns dabei helfen, die bestmögliche Produktivität aus jedem einzelnen Arbeitstag zu ziehen. Probiere es aus und steigere auch Du Deine Produktivität im Home Office!

 

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