Produktivität und Zeitmanagement im Home Office
Es ist die Frage, die in der aktuellen Zeit, in der viele Menschen in den eigenen vier Wänden ihrem Beruf nachgehen, am häufigsten gestellt wird: Wie produktiv ist eigentlich das Arbeiten im Home Office? Und automatisch lassen sich daran weitere Fragen anschließen, die sich um diese Thematik drehen: Ist das Arbeiten im Home Office womöglich sogar effektiver? Wie sieht es mit dem Zeitmanagement aus, wenn der Arbeitsplatz auch gleichzeitig das eigene Zuhause ist? Und gibt es so etwas wie den ultimativen Weg, damit das Home Office für alle Beteiligten eine gute Lösung darstellt?
Fakt ist, dass mehrere Studien bereits belegt haben, dass das Arbeiten im Home Office keineswegs mit einem Abfall der Produktivität einhergehen muss. Ganz im Gegenteil: es kann sie sogar steigern. Als Schlagworte seien hier Wegfall der Anfahrtszeiten, weniger Pausen, weniger Fehlzeiten oder erhöhte Konzentration genannt.
Allerdings: Damit die Produktivität im Home Office gewährleistet ist, bedarf es einer optimalen Ausstattung und einem Zeitmanagement, das es dem von zu Hause tätigen Arbeitnehmer überhaupt erst erlaubt, produktiv zu arbeiten. Deshalb ist eine gewisse Vorbereitung und Herrichtung des eigenen Büros sowie eines genauen Plans, was den Ablauf eines Arbeitstages aussieht, unerlässlich.
Nachfolgend nun einige Tipps, wie es funktionieren könnte mit der Produktivität im Home Office:
1 Zeitplan
Die womöglich wichtigste Hilfestellung, um Produktivität im Home Office überhaupt erst zu ermöglichen, ist die Erstellung eines Zeitplans. Ohne im Voraus festzulegen, was wann zu erledigen ist, geht es nicht. Dabei bedeutet “im Voraus” nicht, fünf Minuten, bevor eine Aufgabe ansteht, sondern möglicherweise schon am Vorabend. Rituale, wann beispielsweise der Arbeitstag beginnen soll, wann eine Pause eingelegt wird oder eine Abwechslung eingestreut wird, können auch noch weiter im Voraus festgelegt werden. Wichtig ist, dass der Tag eine Struktur bekommt und die darf sich durchaus wiederholen, zur Routine werden.
Ebenso elementar beim Zeitmanagement ist das Einbinden anderer Menschen in den eigenen Zeitplan. Sie müssen wissen, dass man nicht gewillt ist, den eigenen Zeitplan während der Arbeitszeit über den Haufen zu werfen. Für Anrufe, Treffen oder andere Gefälligkeiten ist während der Arbeitszeit nur in absoluten Ausnahmefällen Platz. Je eher dies auch das eigene Umfeld realisiert, umso schneller stellt sich Akzeptanz ein.
2 Kleidung
Schlafanzug, Jogger oder anderweitige, vergleichbare Freizeitkleidung sind am Arbeitsplatz ein No Go. Das gilt auch für das Home Office, denn das ist während der Arbeitszeit der Arbeitsplatz. Wer sich morgens entsprechend kleidet, vermittelt sich selbst das Gefühl, zur Arbeit zu gehen.
Anders herum ausgedrückt: Mit einem (zu) lässigen Outfit versetzt man sich in die Stimmungslage, einfach nur zu Hause zu sein und gar nicht arbeiten zu müssen. Deshalb: Morgens in die bürotaugliche Kleidung schlüpfen und erst dann “zur Arbeit gehen”. Mal abgesehen davon, dass es bei Videokonferenzen oder dergleichen einen wesentlich geschäftsmäßigeren Eindruck hinterlässt, wenn das Outfit auch entsprechend ist.
3 Arbeitsplatz
Wer in der eigenen Wohnung nicht über ein eigenes Büro verfügt, sollte sich zumindest einen eigenen Arbeitsbereich schaffen, indem er möglichst ungestört arbeiten kann und der die Voraussetzungen eines geeigneten Arbeitsplatzes erfüllt. Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Computer, Telefon, weitere Utensilien – alles sollte entsprechenden Anforderungen genügen und möglichst auch seinen festen Platz haben. Ein einheitliches Bild, selbst wenn es am Ende des Tages vorübergehend wieder weggeräumt werden muss, schafft die Arbeitsatmosphäre, die für einen geregelten Arbeitstag nötig ist. Zu einem optimal hergerichteten Arbeitsplatz gehört im übrigen auch eine ausreichende Beleuchtung. Außerdem wichtig: stabile Internet- und Netzverbindungen.
4 Workflow-Management-Software
Die Verwaltung von Projekten und die Einhaltung von Fristen ist ein unabdingbares Instrument, wenn es um die Produktivität im Home Office geht. Nutzung von Listen und Kalender, ganz gleich auf welche Weise, ist ein Muss, wenn man organisiert und strukturiert arbeiten will. Programme wie Slack, Trello oder Google bieten gute Möglichkeiten, um das eigene Arbeitspensum zu organisieren, sich mit Kollegen zu koordinieren, die ebenfalls aus der Ferne oder in einem Büro arbeiten. Mit Hilfe dieser Programme kann der Nutzer von überall auf Dateien zugreifen. Sie sind wichtige Hilfen, um die eigenen Ressourcen zu bündeln.
5 Keine Ablenkung
Wer im Home Office arbeitet, das sagt ja schon der Begriff aus, befindet sich im eigenen Zuhause. Das heißt also auch, dass er die kleinen oder großen Projekte, die womöglich in der Wohnung oder im/am Haus anfallen, stets direkt vor Augen hat. Die Gefahr ist also gegeben, dass zwischendurch mal eines dieser Projekte in Angriff genommen wird.
Wer dazu neigt, sollte stets daran denken: man ist bei der Arbeit. Und da verbietet es sich, die Grenzen zwischen Zuhause und Job mal eben zu verwischen. Wer das tut, verliert viel Zeit und damit auch Produktivität. Also: Finger weg von der Glühbirne, die ausgetauscht werden müsste oder dem Rasen, der unbedingt gemäht werden muss. Auch im Home Office sollten derartige Dinge auf den Feierabend verschoben werden.
6 Pausen
Wenn man die Arbeit schon für einen Moment ruhen lassen möchte, dann sollte dies in Form einer aktiven Pause geschehen, die der Produktivität nicht schadet, sie eventuell sogar steigert. Der Weg an die frische Luft tut dem Kreislauf gut und hält den Arbeitstag stressfrei und angenehm. Spaziergänge, eine kurze Runde mit dem Fahrrad oder eine kurze Sporteinheit bieten gute Erholungsphasen.
7 Abwechslung
Routine und ein gut durchdachter Arbeitsplan sind das eine, geeignete Abwechslungen sind das andere. Falls es sich in den Arbeitsalltag einbauen lässt, können Besprechungen auch gerne mal in den Büros der Kollegen oder in einem Restaurant stattfinden. Das wirkt der Langeweile entgegen und hält die zwischenmenschlichen Kompetenzen aufrecht. Gilt übrigens auch für das alleinige Arbeiten, das hin und wieder auch mal in einem Café oder in einer Bibliothek stattfinden darf.
8 Arbeitsbeginn
Auch wenn es verlockend ist, sich im Bett noch einmal umzudrehen, weil es ja ohnehin nur ins Home Office geht, sollte sich der Arbeitsbeginn nicht großartig von einem herkömmlichen Bürotag im Unternehmen unterscheiden. Nicht immer greifen Sinnsprüche, aber an “der frühe Vogel fängt den Wurm” ist wirklich etwas dran. Rechtzeitig aufstehen und sich unmittelbar nach dem Zurechtmachen und dem Frühstück an den Schreibtisch zu begeben, hilft, um sofort in die Gänge zu kommen und konzentriert zu arbeiten.
9 Ernährung
Ausreichend trinken und gesundes Essen während des Arbeitstages sind auch im Home Office ein nicht zu unterschätzender Faktor. Die Flasche Wasser sollte im eigenen Büro ihren festen Platz haben und entsprechend genutzt werden. Obst als Zwischenmahlzeit bietet sich ebenfalls an.
Die Mittagspause sollte man mit einer entsprechenden Mahlzeit nutzen. Und wenn es eben geht, sollte man für die Zeit der Arbeit um die Schränke und Schubladen, in denen sich Nervennahrung wie Süßigkeiten oder Salzgebäck befinden, einen großen Bogen machen.
10 Ordnung
Was für den Schreibtisch im Büro des Unternehmens gilt, sollte auch für den Schreibtisch im Home Office gelten – Ordnung am eigenen Arbeitsplatz erleichtert die eigene Arbeit ungemein. Oder anders herum ausgedrückt: Chaos auf dem Schreibtisch mindert die Produktivität. Ein sinnvolles Ablagesystem sorgt dafür, dass alle notwendigen Unterlagen stets griffbereit sind, und es verschafft außerdem die nötige Übersicht.
11 Den Flow nutzen
Es gibt sie, die Phasen, in denen es ganz besonders gut läuft. Wenn Ablenkung oder andere Einflüsse keine Chance haben und man völlig in der Aufgabe versinkt. Diese Phasen sollte man nutzen, denn in diesem Zustand lässt sich ganz besonders produktiv arbeiten. Vor allem im Home Office sollte man diesen Flow erst dann unterbrechen, wenn die Konzentration langsam wieder nachlässt.
12 Disziplin
Natürlich gibt es gerade zu Hause sehr viele Dinge, die einen vom Schreibtisch weglocken können, die wesentlich attraktiver erscheinen als die Arbeit im Home Office. Das fängt beim Kochen oder Lesen an, geht über das Fernsehen oder Zocken und hört vielleicht beim Chillen oder Schlafen auf. Doch auch im Home Office gilt: erst die Arbeit, dann das Vergnügen. Wer seine To-do-Listen konsequent verfolgt und bearbeitet, kann sich anschließend immer noch mit Freizeit-Vergnügungen belohnen. Und hat dann auch nicht im Hinterkopf, dass berufliche Dinge unerledigt liegen geblieben sind.
Fazit
Wer im Home Office produktiv arbeiten will, sollte bestimmte Regeln beachten, damit er auch weiterhin das Gefühl hat, wirklich zu arbeiten. Er muss aber gleichzeitig auch seinen eigenen Rhythmus finden. Sich nur an einer bestimmten Stundenanzahl zu orientieren, in der man sich im Büro befindet, bringt nichts. Es geht um die Ergebnisse, die man mit den geleisteten Stunden erzielt. Und damit diese Ergebnisse stimmen, erfordert es viel Selbstdisziplin und Zeitmanagement.
Je eher der im Home Office tätige Arbeitnehmer begreift, dass er nun Chef und Angestellter in einer Person ist, der sich selbst an seine Pflichten erinnern muss und auch selbst dafür Sorge tragen muss, wie er sie am effektivsten umsetzt, umso schneller wird sich produktives und damit auch erfolgreiches Arbeiten einstellen.
