Notizen machen: 5 Tipps für effektive Notizen [Überblick]

Im Arbeitsalltag warten unterschiedlichste Aufgaben auf Sie, über die Sie stets einen schnellen Überblick behalten müssen. Damit Ihnen auch bei zahlreichen digitalen Notizen nie die Übersicht verloren geht, können Sie sich mit einer guten Notizstruktur aushelfen. Bereits einfache Maßnahmen bringen schnell die nötige Struktur in dein digitales Büro.

Welche Grundlagen sollte ich für einen effektiven Umgang mit digitalen Notizen beachten?

Notizen sollen stets so angelegt werden, dass Sie aus dem Stand heraus jederzeit wissen, wo Sie nach bestimmten Inhalten suchen müssen. Ihr Notizbuch ist dabei als Stütze zu verstehen, die Sie durch Ihren Arbeitsalltag begleiten soll – nicht als Ersatz für andere digitale Hilfsmittel wie etwa digitale Kalender.

Inhaltsverzeichnis

#1 Die richtigen Kategorien finden

Kategorien in Ihren Notizen sind die erste und wichtigste Sortierung, die Sie von Beginn Ihrer Notizen an vornehmen sollten. Dabei gibt es kein Patentrezept an Oberkategorien, die für jeden Fall gelten. Die nachfolgenden Vorschläge können Sie daher nur als Orientierung betrachten und jederzeit auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, welche Arten von Notizen Sie anfertigen. Welche Oberkategorien eignen sich davor? Einige Beispiele für möglichen Oberkategorien Ihrer Notizen sind:

Projekte (alle Notizen zu einem Projekt vereint)
Termine (zur Vorbereitung auf konkrete Treffen)
Meetings (Themen vor Besprechungen griffbereit)
Hintergrundwissen (Wichtige Informationen, auf die Sie häufig zugreifen müssen)
Team (Ein Notizbuch zur gezielten Zusammenarbeit auf das alle zugreifen dürfen)
Kontaktpersonen (Mit wem müssen Sie zusammenarbeiten, wer kann Ihnen Material wozu zur Verfügung stellen)
Personal (Für administrative Tätigkeiten sinnvoll)
Vertrieb (zum Beispiel Dokumentation offener Anfragen in Stichpunkten)

#2 Vermeiden Sie Zerstücklung von Informationen

Entscheidend für einen guten Umgang mit digitalen Notizen ist eine klare Struktur, die möglichst wenig Raum für Irrtümer offen lässt. Auf keinen Fall sollten Sie Informationen der gleichen Art auf unterschiedlichen Medien speichern. So sollte das Notizbuch „Termin“ niemals zum Notieren von Termindaten dienen, sondern zur Vorbereitung auf konkrete Termine. Schreiben Sie sich Terminarten im Kalender und dem Notizbuch im Wechsel auf, kann es passieren, dass Ihnen ein Termin verloren geht oder gar doppelt bewegt wird.

Ebenso wenig sollten Daten zu Projekten in unterschiedlichen Notizbüchern landen. Entscheiden Sie sich für ein System, das Sie konsequent beibehalten, auch wenn es zu Beginn schwerfallen mag, sich umzugewöhnen. Auf lange Sicht ersparen Sie sich damit unnötigen Frust und finden das Gesuchte umso zügiger.

#3 Passen Sie Ihre Notizstruktur an Ihre Arbeitsweise an

Jede Person verfügt über ihre eigenen Vorlieben im Umgang mit Informationen. Einige bevorzugen Stichpunkte, andere Menschen setzen lieber auf visuelle Skizzen, um die wichtigsten Daten im Überblick zu behalten. Was auch immer erfahrungsgemäß Sie am meisten anspricht, sollten Sie auch in Ihren digitalen Notizbüchern verwenden. Sie legen diese Notizen in erster Linie für sich selbst an, somit ist es auch entscheidend, dass Sie sich darin zurechtfinden.

Eine Schnellzugriffsnotiz kann eine gute Hilfestellung sein, wenn Sie im Alltag zügig etwas notieren müssen, von dem Sie sich noch nicht sicher sind, wohin Sie es sortieren möchten. Wenn Sie auf einen solchen „Zwischenspeicher“ setzen möchten, sollten Sie sich jedoch regelmäßig um die Sortierung und Umstrukturierung dieses kümmern. Schieben Sie das Verarbeiten der dort abgelegten Informationen nicht zu lang auf, sonst kann es schnell passieren, dass Sie etwas Wichtiges übersehen.

Notizen sinnvoll reduzieren

Eine effektive Methode, um das Verständnis von Inhalten zu verbessern und das Lernen zu optimieren, besteht darin, Mitschriften sinnvoll zu reduzieren und zu strukturieren. Wenn du beispielsweise 30 Seiten Notizen hast, versuche, sie auf 15 Seiten zu komprimieren, indem du sie überarbeitest und neu organisierst:

Markiere wichtige Aussagen und Schlüsselbegriffe mit einem Textmarker oder durch Unterstreichungen, um sie später leichter wiederzufinden.
Entferne unwichtige oder redundante Informationen, wie Triviales, Exkurse oder nebensächliche Details, die für das Verständnis des Themas nicht entscheidend sind.
Unterteile deine Notizen in thematische Abschnitte und ziehe Trennstriche oder setze Überschriften, um die Struktur und den Zusammenhang zwischen den Themen zu verdeutlichen.
Halte persönliche Gedanken, Anwendungsbeispiele und Schlussfolgerungen in einem separaten Bereich deiner Notizen oder auf einem Extra-Blatt bzw. einer Mindmap fest. Dies hilft dir, den Lernstoff besser zu verinnerlichen und eigene Ideen und Einsichten zu entwickeln.
Ergänze deine Notizen mit visuellen Hilfsmitteln wie Skizzen, Diagrammen und Bildern, wo es angebracht ist. Diese können dazu beitragen, komplexe Zusammenhänge besser zu veranschaulichen und das Gedächtnis zu unterstützen.

#4 Seien Sie aufmerksam und extrahieren Sie das Wesentliche

Versuchen Sie stets dem Gesprächsverlauf aufmerksam zu folgen, selbst wenn Sie sich dabei zugleich auf Ihre Notizen konzentrieren. Stichpunkte oder Abkürzungen können helfen, die wichtigen Informationen zügiger festzuhalten. Eigene Formulierungen helfen zudem dabei, besser zu verinnerlichen, was man Ihnen erläutert.

Vermeiden Sie es, ausschweifend oder umfangreiche Formulierungen wortwörtlich zu übernehmen oder lediglich den Wortlaut zügig einzutippen. In Ausnahmefällen kann dies sinnvoll sein, etwa für Faustregeln oder beispielsweise bei Gesetzeszitaten. In den meisten Fällen profitieren Sie jedoch wesentlich mehr davon, wenn Sie sich auf Schlüsselbegriffe und eigene Zusammenfassungen der Inhalte konzentrieren.

#5 Kombinieren Sie grafische und schriftliche Abkürzungen

Für einen besseren Überblick über Ihre Notizen kann es sinnvoll sein, grafische Hilfestellungen oder Abkürzungen mit schriftlichen zu kombinieren. Ein Beispiel dafür ist etwa, das Wort „plus“ statt als Wort als „+“-Zeichen zu notieren. Überlegen Sie sich, welche Punkte Sie geschickt mit Symbolen und Abkürzungen ersetzen können.

Übertreiben Sie es dabei jedoch nicht – es sollte Ihnen auch nach Monaten noch immer möglich sein, aus Ihren Notizen die wichtigsten Informationen herauszulesen. Zu viele Abkürzungen und Symbole, die in unterschiedlichen Notizen verschiedene Funktionen bedienen, führen schnell zur Verwirrung.

Bei freien Notizen können Sie von Anfang an auf grafische Sortierungsmöglichkeiten wie etwa Mindmaps oder gezeichnete Tabellen und Diagramme setzen. Die gewählte Form der Notizen sollten zu Ihren Arbeitsmethoden und den Informationen, die Sie festhalten wollen, passen.

Methoden zum Notizen machen

Wenn es darum geht, effektive Notizen zu erstellen, gibt es unterschiedliche Ansätze, die je nach persönlichen Vorlieben und Lernstilen variieren. Einige der bekanntesten Methoden sind:

Cornell-Methode: Diese Methode strukturiert Notizen in drei Hauptbereiche: Schlüsselwörter/Themen, Hauptnotizen und Zusammenfassungen. Sie teilt das Papier oder die digitale Vorlage in zwei vertikale Spalten – eine schmale Spalte für Schlüsselwörter und eine breitere für Hauptnotizen – und reserviert einen horizontalen Bereich am unteren Rand für Zusammenfassungen.
Die Gliederungsmethode: Hierbei werden Hauptthemen, Unterthemen und Details logisch geordnet, was zu einer hierarchischen Struktur führt. Die Einordnung erfolgt durch Einrückungen oder Nummerierungen.
Mindmapping: Diese Methode ist visuell orientiert und veranschaulicht Zusammenhänge zwischen Ideen in einer baumartigen Struktur. Das Hauptthema wird im Zentrum platziert, während Äste mit verwandten Konzepten und Fakten hinzugefügt werden.
Die Tabellenmethode: Informationen werden in Form von Tabellen organisiert, wobei Zeilen und Spalten unterschiedliche Kategorien repräsentieren. Dadurch eignet sich diese Methode besonders für den Vergleich und die Analyse von klar definierten Daten und Konzepten.
SQ3R: Ein systematischer Ansatz zum Studieren von Texten in fünf Schritten – Sichten, Fragen stellen, Lesen, Wiedergeben und Wiederholen. Beim Notizenmachen werden während des Lesens Fragen gestellt, die zusammen mit Antworten und Zusammenfassungen notiert werden.
Bullet Journal: Diese Methode vereint Notizen, Aufgaben und Termine in einem individuell gestalteten Notizbuch. Durch Symbole und kurze Notizen (sogenannte „Bullets“) werden Informationen effizient und übersichtlich erfasst.

Jede Methode hat Stärken und Schwächen; es gilt, die passende für die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben zu finden. Dadurch wird das Notizenmachen effektiver und effizienter gestaltet.

FAQ

Wann sollte ich meine digitalen Notizen von Hand notieren?

Damit Sie sich im Nachhinein effektiv an die geschriebenen Notizen erinnern können, ist es ratsam, diese nicht rein mit der Tastatur niederzuschreiben. Unterschiedliche Studien von Forschern bekannter Universitäten konnten einen Zusammenhang zwischen Gedächtnisaktivitäten und handschriftlichen Notizen nachweisen.

Mit dem aktiven Stylus freihändig Inhalte zu notieren, an die Sie sich später gut erinnern möchten, ist darum häufig effektiver als das bloße Mitschreiben von Informationen. Effektiv mit bereits getippten Notizen zu arbeiten und Inhalte für sich selbst neu zu strukturieren oder umzuschreiben hat jedoch ähnliche Auswirkungen, da Sie sich anders mit den Inhalten auseinandersetzen.

Sind gemeinsame Notizen mit Kollegen effektiv?

Ob sich gemeinsame Notizbücher am Arbeitsplatz für Sie anbieten, hängt von der Form der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und den Kollegen ab. Sie kann Projekt bezogen ausfallen, sodass alle Mitarbeiter Zugriff auf den Fortschritt der Arbeit des jeweils anderen erhalten.

Ebenso kann sie zur Übersicht von allgemeinen Informationen und Abläufen dienen, die verbindlich für alle Kollegen gelten. Dadurch müssen Informationen nur einmal zusammengestellt werden und können unter allen gleichzeitig geteilt werden, was bereits wertvolle Zeit einspart.

Zudem sind schriftliche Leitfaden eine gute Gelegenheit um Inhalte noch einmal nachzulesen wenn Unsicherheiten auftreten oder eine kürzliche Umstellung in den Arbeitsprozessen erfolgt ist.