Dank moderner Technologie sind heutige Angestellte nicht mehr an ihre Schreibtische gefesselt. Stattdessen können sie von überall arbeiten. Gerade während der Pandemie wurden viele Stellen ins Home Office verlagert. Das schafft jedoch neue Herausforderungen.
Sie müssen die Unternehmenskultur in diesen Remote-Teams pflegen, wo jeder an einem eigenen Standort sitzt. Hier finden Sie fünf Tipps, wie Ihnen das gelingen kann.
Das Gehetze in der Früh
Zuvor mussten viele in der Früh aufstehen, gestresst die Kinder zur Schule bringen und dann zur Arbeit eilen. Meistens zur Rush-Hour, was zusätzlich Zeit und Nerven kostet. Im Büro hetzen sie an ihren Schreibtisch und versuchen zur Ruhe zu kommen, was angesichts der zu erledigenden Aufgaben nicht funktionieren will.
Dann kommen noch diverse Ablenkungen dazu, die der eigenen Produktivität nicht förderlich sind.
Die eigenen Kollegen sind manchmal nicht weniger gestresst, weil sie ebenfalls einiges erledigen müssen.
Bereits genervt von der angespannten Verkehrssituation auf dem Weg zur Arbeit, sind auch sie anfällig für Ablenkungen. Man versucht sich in einfache Konversationen zu retten, um etwas weniger Anstrengendes oder Stressiges machen zu können.
Man erfährt von ihren Hobbys und ihren Sorgen. Oft entstehen so Freundschaften, aber die Arbeit ruft und viele gehen wieder an den Schreibtisch. Es steht noch ein Meeting an.
Manchmal kommen sie zur Ruhe und schaffen es, ihre Aufgaben ohne weiteren Stress zu erledigen. Das gelingt jedoch nicht immer und sie denken oft, dass sie frühzeitig losmüssen, um die Kinder abzuholen.
So fühlen sie mehr Druck und springen förmlich davon, um die Kleinen einzusammeln und heimzubringen. Der Rest des Tages wirkt bei vielen wohltuend, andere tragen den Stress in den Familienalltag. Und am nächsten Arbeitstag geht alles von vorne los.
Home Office ist ein Segen
Was vorher dafür verwendet wurde um, Dinge zu erledigen, die sie auf der Arbeit nicht geschafft haben, ist jetzt der Arbeitsplatz. Als Remotes können die Mitarbeiter morgens mit ihrer Familie frühstücken und anschließend die Kinder zur Schule fahren.
Anstatt sich durch die Rush-Hour zu quälen, fahren sie wieder heim und setzen sich ins Home Office. Sie erledigen ihre Aufgaben entspannt im Pyjama, ohne abgelenkt zu werden.
Die Begegnungen im Büro bleiben jedoch aus. Meetings mit dem Team sind alle digital. Es ist anders, aber es muss lediglich anders gehandhabt werden als zuvor. Die Schicht endet und die Remotes holen ihre Kinder von der Schule ab und verbringen anschließend Zeit mit ihnen.
Gestresst sind sie dagegen kaum mehr. Aber sie begegnen ihren Kollegen nicht mehr. Die scheinbar belanglosen Plaudereien sind nun vollständig weggefallen.
Andere Handhabung
Sie sehen, dass der Alltag der Mitarbeiter nun anders verläuft als im Büro. Jetzt sind die meisten daheim und brauchen eine andere Handhabung der herkömmlichen Struktur. Sie sind nicht mehr mit ihnen im Büro und können sich koordinieren.
Die digitalen Möglichkeiten erlauben funktionierende Remote-Teams, die effektiv zusammenarbeiten können. Jedoch kommt die Unternehmenskultur durch die räumliche Entfernung schnell abhanden und Sie müssen dieser Entwicklung entgegensteuern. Das Team muss sich letztlich als Team definieren, um produktiv sein zu können.
5 Tipps wie Sie für eine gute Unternehmenskultur sorgen
Um in einem Remote-Team für eine gute Unternehmenskultur zu sorgen, reicht es nicht einfach aus, die Aufgaben richtig zu verteilen. Es sind keine einzelnen Mitarbeiter, die einzelne Aufgaben erledigen, sondern oft an größeren Projekten mitarbeiten. Damit Sie Ihr Team und Ihr Projekt zum Erfolg führen können, stehen Ihnen diese Tipps zur Verfügung:
Tipp 1: Kommunikation stärken
Da Remote-Mitarbeiter unabhängig arbeiten, sollten Sie einmal pro Woche anrufen oder per E-Mail kontaktieren. Sie sollten sich immer nach dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter erkundigen. Damit unterhalten Sie immer einen direkten Draht zu den einzelnen Team-Mitgliedern.
Auch Sie müssen dafür sorgen, dass das Team immer auf den aktuellen Stand ist. Das bedeutet für Sie, dass Sie den allgemeinen Fortschritt des Projekts dokumentieren müssen und dem Team zur Verfügung stellen.
Mit dazu gehören Notizen diverser Meetings und Konversationen, die für das Team relevant sein könnten. Diese können in Form von Wochenupdates mit dem Team geteilt werden.
Wichtig ist auch eine Kommunikationsstruktur, bei dessen Ausarbeitung das Team mitarbeiten sollte. Damit binden Sie es eng in das Projekt ein und Sie profitieren von deren Hingabe, die damit einhergeht.
Achten Sie darauf so transparent wie möglich vorzugehen, damit das Team Ihre Schritte und Entscheidungen nachvollziehen kann.
Sie sollten für die Kommunikation mehrere Wege und Tools nutzen.
- E-Mail, Chats, Telefonie und Videokonferenzen
- JIRA, Trello und Google Docs – für die Organisation des Teams
- Confluence und Basecamp – für die Dokumentation
- Toggl Track – Zeitmanagement
- Tableau – Dashbord
Durch solche Tools können Sie ein auf Ihr Team zugeschnittene Kommunikationsstruktur aufbauen.
Tipp 2: Meetings richtig leiten
Zur gemeinsamen Kollaboration sind Meetings wichtig. Dabei müssen Sie es so effizient wie möglich gestalten, um Zeit zu sparen. Legen Sie zuerst eine Agenda für das Online-Meeting fest. Ohne Agenda sollten Sie überhaupt keins führen.
Nutzen Sie dies als Möglichkeit, um sich mit Ihrem Team auszutauschen, sowie die einzelnen Team-Mitglieder untereinander in Kontakt treten zu lassen. Das verschafft Ihnen mehrere Blickwinkel auf den momentanen Ablauf.
Achten Sie dabei darauf, jeden zu Wort kommen zu lassen. Dabei sollten die Webcams eingeschaltet sein, damit jeder das Gesicht des anderen sehen kann. Auch sollten Sie sicherstellen, dass jeder aktiv dabei ist und nicht nebenbei etwas anderes macht.
Fragen Sie zu jedem Punkt auf Ihrer Agenda die nach der Meinung des Teams, und zwar von jeden einzelnen. Dadurch werden sie fester eingebunden und beteiligen sich automatisch mehr an der Konversation.
Tipp 3: Neuzugänge richtig willkommen heißen
Anders als im Büro müssen Sie bei Neuzugängen diesen vom ganzen Team begrüßen lassen. Er oder sie sollte das Gefühl bekommen willkommen zu sein. Daher sollten Sie E-Mails rumschicken, die den Neuzuwachs beschreiben – am besten mit ein paar Fun Facts über sie.
Schicken Sie ihm oder ihr ein Willkommenspaket, was vom Team mitgestaltet wurde. Das kann brauchbare Ausrüstung für das Projekt sein oder kleine nützliche Dinge, wie Büroartikel.
Um Neuzugänge richtig integrieren zu können, sollten Sie eigens dafür eine Videokonferenz abhalten. Sie holen das neue Mitglied als Letztes dazu, damit er oder sie das ganze Team zwanglos kennenlernen kann. Ob Sie an der Konferenz teilnehmen möchten oder nicht lieg bei Ihnen.
Aber diese Konferenz sollte keinerlei Arbeitsthemen beinhalten, sondern dient allein dem gegenseitigen Kennenlernen. So können sich einzelne Team-Mitglieder entscheiden, ob sie dem Neuzugang als Mentor aushelfen möchten. Unter einem Mentor können sich Neulinge schneller und besser einarbeiten.
Tipp 4: Kanäle für Plaudereien einrichten
Damit Ihre Remote-Mitarbeiter auch die Gelegenheit haben, belanglos plaudern zu können, sollten Sie ihnen diese Möglichkeit bieten. Bei Slack können Sie einfach einen Kanal öffnen, der allein für Themen vorbehalten ist, die nicht arbeitsrelevant sind.
Begrüßen Sie alle von Zeit zu Zeit dort und verteilen Sie Glückwünsche bei Geburtstagen. So ermöglichen Sie dem Team ein positives Klima ähnlich wie im Büro.
Damit sich einzelne Team-Mitglieder untereinander besser kennenlernen können, ist es möglich sogenannte Coffee Talks zu veranstalten. Dabei werden zwei zufällig ausgewählte Mitarbeiter in einem Chatroom oder einer Breakout-Session gesteckt. So können sich beide ungeachtet ihrer Aufgabenbereiche kennenlernen und ein freundschaftliches Verhältnis aufbauen.
Tipp 5: Vertrauen Sie Ihrem Team
Wenn Sie schon eigene Teams geleitet haben, dann wissen Sie, dass Vertrauen für ein funktionierendes Team essenziell ist. Wenn Sie ihnen ständig hinterherlaufen und täglich Updates einfordern, sind Sie kein Teamleiter, sondern ein Kindergärtner.
Manager mit dem Kindergarten-Syndrom machen sich schnell unbeliebt und schaden dem Teamgeist. Anstatt eine gute Unternehmenskultur zu schaffen, nerven Sie Ihr Team mit einem unnötigen Kontrollwahn.
Ihr Team besteht aus klugen und verantwortungsbewussten Erwachsenen. Behandeln Sie sie dementsprechend, dann verhalten Sie sich auch so. Und da sich Ihre Mitarbeiter ihrer Verantwortung bewusst sind, werden sie dieser auch häufig gerecht.
Noch häufiger, wenn sie wissen, dass Sie ihnen vertrauen. Menschen neigen grundsätzlich weniger dazu, das in sie gesetzte Vertrauen zu enttäuschen, als überzogenen Anforderungen nicht gerecht zu werden.
Die Unternehmenskultur sollte vor allem auf gegenseitiges Vertrauen beruhen. Vertrauen, dass die Mitglieder ihren Teil beitragen. Und vor allem das Vertrauen in die eigenen Stärken. Dadurch werden alle zufriedener. Und ein zufriedenes Team ist zugleich produktiver.
