Digitaler Schreibtisch – was kann man sich darunter vorstellen?
Im Vordergrund von digitalen Schreibtischen und digitalen Workspaces allgemein steht die Verfügbarkeit aller notwendigen Informationen, die von überall gegeben sein soll. Der Hintergrundgedanke ist, dass auf Dokumente und Programme nicht nur von einem Standort zugegriffen werden soll, sondern auch ein mobiles Arbeiten ermöglicht wird. Das kann beispielsweise durch ein Tablet geschehen, das Mitarbeiter mit sich führen kommen, um von unterwegs damit zu arbeiten und das im Büro an einen großen Monitor mit dazugehörigen Peripherie-Geräten angeschlossen wird. Alternativ sind auch Server möglich, auf die von mehreren Standpunkten aus über eine VPN-Verbindung zugegriffen wird, damit die notwendigen Programme und Daten für Mitarbeiter verfügbar sind. Digitale Schreibtische profitieren dabei von digitalisierten Begleitprogrammen wie heutigen Notizbuch-Apps oder digitalen Kalendern. So sind beispielsweise keine physischen Kalender mehr notwendig, die an einem Standort verbleiben, sondern es werden Kalender-Apps genutzt, die von mehreren Geräten anvisiert werden können. Auch Arbeitsplattformen beispielsweise wie Trello oder Confluence mit dem dazugehörigen Messenger „Slack“ erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie bieten den Vorteil, dass sich mehrere Mitarbeiter von Teams besser miteinander austauschen können und Aufgaben sowie Projekte auch personenübergreifend unkompliziert erledigt werden können.
Vorteile von digitalen Workspaces
Vorteil #1
Der größte Vorteil von digitalen Workspaces aller Art liegt in ihrer Verfügbarkeit. Ihre Inhalte sind nicht mehr an einen einzelnen Arbeitsplatz oder ein einzelnes Gerät gebunden, sondern können flexibel von einem oder mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Das ist im heutigen Zeitalter, indem Home-Offices immer präsenter werden, ein sehr großer Vorteil. Denn es ist von Anfang an unkompliziert möglich, Mitarbeiter im Home-Office genauso einzubinden wie Mitarbeiter, die in einem gemeinsamen Büro angesiedelt sind.Vorteil #2
Auch Wechsel zwischen Präsenztagen in Büros und Tagen im Home-Office sind so unkompliziert möglich. Das verschafft nicht nur Chefs große Flexibilitäten im Zusammenstellen ihrer Teams, sondern gibt auch Mitarbeitern Möglichkeiten ihren Job sehr viel individueller zu gestalten. Sind für die zu erledigende Arbeit besondere Programme notwendig, lässt sich auch das mühelos bewerkstelligen, indem VPN-Verbindungen zum firmeneigenen Intranet hergestellt werden. So können Programme und Funktionen genutzt werden, die nicht einmal auf dem Computer des Anwenders installiert sein müssen, solange sie im Firmennetz verfügbar sind.Vorteil #3
Da auch die Sprachassistenten immer flexibler werden, lassen sich digitale Arbeitsplätze auch sehr gut mit dazugehörigen Sprachassistenten kombinieren. So verfügt auch beispielsweise Microsoft Word über eine Diktierfunktion, mit dem Anwender ihren Text diktieren und vom Programm schreiben lassen können. Das kann eine große Hilfe sein, wenn man schnell einige wichtige Stichpunkte notieren will. Auch für Telefonate sind Funktionen dieser Art hilfreich, da Transkripte so direkt im Telefongespräch generiert werden können. Diese können im Nachhinein nach Meetings für Mitarbeiter zugänglich bleiben, sodass wichtige Entscheidungen und Beschlüsse noch einmal nachgelesen werden können. Das erspart es einem Mitarbeiter, sich rein auf das Protokollieren zu konzentrieren.#Zwischenfazit
Letztlich ist eine Digitalisierung immer dann sinnvoll, wenn durch sie entweder der flexible Zugriff auf Inhalte, die für die Arbeit notwendig sind, erfolgt oder Arbeitsprozesse, die anderweitig mehr Zeit einnehmen würden, so vereinfacht werden können.
Zukunftsaussichten für digitale Schreibtische und digitale Workspaces
Auch in Zukunft dürfte die Vernetzung von Programmen untereinander und das Angebot an nützlichen Apps weiter ansteigen. Das liegt nicht nur daran, dass immer mehr Geräte über stärkere Hardware verfügen und somit Handys und Tablets heute ganz andere Rechenkapazitäten bieten können als ältere Geräte. Sondern auch daran, dass mobiles Internet immer weiter ausgebaut wird und zu anderen Geschwindigkeiten verfügbar ist als noch vor einigen Jahren. Hätte jemand vor zehn Jahren versucht mit damaligen Handys und Empfangsmöglichkeiten auf die gleiche Art zu arbeiten, wie das heute möglich ist, hätten sich solche Plattformen nicht durchsetzen können. Heutige Systeme werden immer schneller, flexibler und stabiler. Dennoch sind alle Programme, die von Internetverbindungen abhängen, nie völlig störungsfrei. Es empfiehlt sich im Zweifelsfalle daher auf Programme zurückzugreifen, die auch über Offline-Modi verfügen oder die Möglichkeit liefern, Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt mit den restlichen Inhalten zu synchronisieren. Zukünftige Formen von digitalen Schreibtischen und digitalen Workspaces könnten noch schnellere Datenübertragungen ermöglichen. Auch erweiterte Sprachassistenten, die sich noch besser mit anderen Apps und Programmen verknüpfen lassen sind denkbar.FAQ
Sind alle digitalen Schreibtische gleich?
Nein, da jeder individuellen Ansprüche daran hat, welche Programme er für sich selbst nutzen möchte, sind auch die angebotenen Optionen auf dem Markt sehr unterschiedlich. Viele auf Firmen ausgelegte digitale Workspaces bieten daher häufig mehrere Unterprogramme an, die entweder alle mit dem Erwerb der Software zur Verfügung stehen oder bei Bedarf als einzelne Lizenzen erworben und freigeschaltet werden können.Bei der Auswahl von passenden Hilfsapps oder einem digitalen Workspace sollte daher im Vordergrund stehen, welche Funktionen gewünscht sind und wo es Potenzial zur Digitalisierung im eigenen Berufsalltag gibt.
Lassen sich auch mehrere digitale Workspaces/Apps für digitale Schreibtische nutzen?
Ja, grundsätzlich kann man auch auf mehrere Softwares zurückgreifen, um sich den Arbeitsalltag zu erleichtern. So spricht beispielsweise nichts dagegen, eine Notizapp auf dem Handy zu verwenden, die einem vielleicht sympathischer ist als die Notiz-Optionen in einem digitalen Workspace.Manche Programme lassen sogar Importe und Exporte von anderen Dateien zu, wie beispielsweise von Excel-Tabellen. Hier sollte also im Vordergrund stehen, welche Software die notwendigen Features bietet und wie einfach sie sich von mehreren Geräten beziehungsweise mehreren Nutzern verwenden lässt.Es macht so etwa wenig Sinn, wenn die Hälfte der Mitarbeiter eine App für etwas benutzt und die andere Hälfte eine andere, die aber nicht miteinander kompatibel sind.
Sind digitale Schreibtische/Workspaces datenschutzrechtlich unbedenklich?
Das hängt davon ab um welche Daten es sich handelt, wie diese durch die Programme geschützt werden und wie man sie verwendet. So ist es beispielsweise keine Option, vertrauliche Daten von Kunden wie etwa Adressen und Telefonnummern überall zu verwenden.Wer solche persönlichen Daten speichert, sollte sich genau darüber informieren, dass die gewünschten Programme die notwendigen Datenschutzstandards entsprechend erfüllen. Je nach Branche, wie zum Beispiel bei vertraulichen Patientendaten, kann es daher notwendig sein, dass bestimmte zertifizierte Programme genutzt werden müssen.
