Digitale Notizen sind stets griffbereit und können Sie überall hinbegleiten. Die Vorzüge der neuen Technologien liegen auf der Hand, doch sie bringen auch einige Anforderungen mit sich. Dank der schieren Masse an Notizen, die ein Gerät fassen kann, verlieren Anwender schnell die Übersicht, wenn die Verwaltung der Notizen nicht gewissenhaft umgesetzt wird.
Was sollte ich beim Verwalten von Notizen möglichst vermeiden?
Beim Anlegen von digitalen Notizen solltest du dich für ein System entscheiden, dem du über lange Zeit hinweg treu bleibst. Natürlich können Ergänzungen oder Änderungen bei Bedarf vorgenommen werden, doch diese sollten weder häufig noch sprunghaft erfolgen. Nur beim Einhalten einer klaren Struktur kannst du das volle Potenzial der digitalen Notizbücher ausschöpfen.
Bevor Notizen verwaltet werden können, müssen diese erstmal erstellt werden. Mit unserem Leitfaden zum Erstellen von effektiven Notizen sind Sie bestens vorbereitet.
#1 Alles eine Frage der Konsistenz
Wenn Sie auf digitale Notizbücher setzen, sollten Sie dabei auf eine gleichbleibende Sortierung setzen, die für alle Notizen gleichermaßen vorgenommen wird. Das kann über verschiedene Notizbücher im Programm erfolgen, die etwa Projekte oder Vorbereitungen für Termine trennen. Doch auch über unterschiedliche Notizbücher heraus können Sie mit einigen Tricks wie geeigneten Symbolen oder Schlagwörtern für eine zusätzliche Übersicht sorgen.
Damit Sie auch nach langer Zeit beim ersten Versuch gewünschte Unterlagen finden können, sollten Sie dabei auf eine klare Trennung und Struktur setzen, die Sie langfristig beibehalten. Nehmen Sie sich daher beim ersten Anlegen eines digitalen Notizbuches unbedingt ausreichend Zeit, sich ein geeignetes Schema für Sortiersystem zu überlegen. Spätere Anpassungen sind bei Bedarf jederzeit möglich, sollten jedoch sowohl selten als auch wirklich notwendig sein. Zu häufige Änderungen führen schnell zu einer mangelnden Übersicht in Ihren digitalen Unterlagen.
Tipp: Notizen digitalisieren in nur wenigen Schritten
#2 Die richtigen Kategorien und Schlagworte nutzen
Die ersten Kategorien und Schlagworte für Ihre digitalen Notizen festzulegen, kann ein schwieriges Unterfangen sein. Einige Benennungen für Notizbücher wie „Terminvorbereitung“, „Projekte“ oder „Team“ bieten sich schnell an. Bei anderen kann die Suche schwerer fallen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo und wie Sie eine Notiz anlegen sollten, denken Sie um.
Fragen Sie sich selbst: Worunter würde ich diese Notiz vermuten, wenn ich sie suchen würde? Ihr Gefühl ist dabei ausschlaggebend, denn Sie werden es sein, die vor genauer dieser Frage stehen, wenn Sie in einigen Monaten darüber nachdenken, wo eine Notiz zu einem bestimmten Meeting gelandet ist. Vermeiden Sie dabei einen Übergebrauch von Kategorien und Schlagwörtern.
Bei Kunden beispielsweise kann es sinnvoll sein, den Namen als Schlagwort zu notieren, damit Sie später alle Informationen zu Aufträgen einer Firma abrufen können. Bei Kollegen, die an Projekten beteiligt sind, ist der Vermerk dieser zwar sinnvoll, die Suche nach bestimmten Notizen könnte sich jedoch schwer gestalten. Wenn besonders viele gemeinsame Projekte bestehen, werden ebenso viele Dokumente aufgerufen, wenn Sie den Namen des Kollegen als Schlagwort verwenden.
#3 Nutzen Sie einen Ort für die gleiche Art der Information
Wenn Sie wissen wollen, ob an einem Tag ein Termin ansteht, sollten Sie nicht gleichzeitig in ihren digitalen Kalender und mehrere Ihrer digitalen Notizbücher sehen müssen. Alle Informationen einer Form sollten klar ersichtlich über das gleiche Medium aufzurufen sein. Speichern Sie Daten an verschiedenen Orten, laufen Sie Gefahr den Überblick zu verlieren. Das gilt auch dann, wenn es Schnittstellen zwischen den Medien gibt.
Alle Termine sollten in Ihrem Kalender eingetragen sein, doch das bedeutet nicht, dass Sie sich bei einer Vorbereitung auf einen Termin keine Notiz mit Datum, Uhrzeit und Person als Schlagwörtern anlegen können. Datum und Uhrzeit bei der Vorbereitung oben als Schlagworte zu notieren, kann Ihnen vor dem Termin helfen alle benötigten Informationen zügig wiederzufinden. Das funktioniert nicht nur für zukünftige Termine, sondern kann auch rückwirkend genutzt werden.
Sollten Sie beispielsweise bei einem neuen Zusammentreffen mit einem Kunden Informationen über das letzte Treffen wünschen, können die Schlagworte die gewünschten Notizen schnell zutage fördern.
#4 Halten Sie Ihre Notizen aktuell
Es empfiehlt sich, regelmäßig veraltete Informationen zu löschen oder nicht mehr benötigte Notizen in Archive zu verschieben oder zu löschen. Je schmaler Ihre aktiven Notizbücher sind, desto leichter wird es Ihnen fallen, sich in diesen zurechtzufinden. Ob sich ein separates Archiv, in das Sie Informationen verschieben, beispielsweise nach Jahreszahl, oder die Löschung eher eignet, sollten Sie von der Art Ihrer Notizen sowie dem verfügbaren Speicherplatz abhängig machen.
Einige Notiz-Apps gewähren nur einen bestimmten Speicherplatz je Abo-Modell, sodass es nötig sein kann, alte Notizen gänzlich zu beseitigen, um unnötige Mehrkosten zu vermeiden. Ebenso können zu viele Notizen zu gleichen Schlagwörtern zu Schwierigkeiten bei der Suche in Ihrem Notizbuch führen.
#5 Klare einfache Strukturen sind besser als komplexe Systeme für den Anfang
Gerade wenn Sie sich neu in den digitalen Notizen wiederfinden, sollten Sie Ihr Sortiersystem für den Anfang möglichst simpel und klar strukturieren. Komplexe Systeme können für erfahrene Nutzer eine gute Methode sein, noch effizienter nach Inhalten zu suchen – für Anfänger ist die Gefahr jedoch groß, dass Sie sich dabei zusätzliche Arbeit aufhalsen.
Ein Sortiersystem sollte stets so gehalten sein, dass Sie auf Knopfdruck heraus sagen, könnten welche Notiz nach welchem Schema wohin gespeichert werden soll. Ertappen Sie sich dabei zu lange über diese Frage nachzudenken, sollten Sie eine Umstrukturierung erwägen.
Gängige Workflows für das Notizen-Management
- Notizen-Apps Es gibt eine Vielzahl von Apps und Programmen, die das Verwalten von Notizen erleichtern. Dazu gehören Evernote, OneNote, Google Keep, und neuere wie Notion oder Roam Research. Sie ermöglichen oft das Einbinden von Medien, die Synchronisation über verschiedene Geräte und das Teilen von Notizen mit anderen.
- Tagging und Kategorisierung Durch das Zuweisen von Tags oder das Einordnen in Kategorien können Notizen leichter wiedergefunden werden. Dies ist besonders nützlich, wenn man viele Notizen hat.
- Bullet Journaling Dies ist eine Methode des Notizen-Managements, die sowohl analog als auch digital angewendet werden kann. Sie kombiniert Aufgabenlisten, Terminkalender, Brainstorming, Skizzen und Notizen in einem einzigen System.
- Das Zettelkasten-System Ein Wissensmanagement-System entwickelt von dem deutschen Soziologen Niklas Luhmann. Jede Notiz ist ein eigenständiger Gedanke und durch Links mit anderen Notizen verbunden, ähnlich zu einem Netzwerk.
- Mind Mapping Dies ist eine visuelle Technik, um Informationen zu strukturieren und Zusammenhänge darzustellen. Sie kann besonders nützlich sein für komplexe Themen oder kreatives Brainstorming.
- Die Cornell-Methode Dies ist eine sehr effektive Methode, um Notizen zu organisieren, insbesondere während eines Vortrags oder beim Studieren. Das Blatt wird in drei Bereiche unterteilt: Ein schmaler Streifen an der linken Seite für Schlüsselwörter oder Fragen, ein größerer rechter Bereich für die eigentlichen Notizen und ein Bereich am unteren Rand des Blattes für eine Zusammenfassung. Dies fördert aktives Lernen und hilft dabei, das Wichtigste schnell zu überblicken.
FAQ
Wie häufig sollte ich meine Notizen aussortieren?
Wie regelmäßig Sie Ihre Notizen sortieren sollten, hängt von vielen Faktoren ab. Wer seltener digitale Notizen anfertigt, behält leichter den Überblick, auch wenn größere Zeitspannen zwischen den Sortierungen liegen. Bei vielen Notizen und Projekten hingegen können Sie schnell vor einem großen Berg an Informationen stehen, der nur noch schwer zu handhaben ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Zeitspannen sich für Sie am ehesten eignen, können Sie eine monatliche Überprüfung versuchen und die Abstände je nach Erfahrung innerhalb einiger Testmonate anpassen.
Farben, Symbole oder Schlagworte – welche Verwaltungsmethode eignet sich am besten?
Grundsätzlich gibt es nicht eine perfekte Methode zum Verwalten von Notizen, da jede Person individuell anders mit Ihren Notizen arbeitet. Sie sollten sich daher für die Hilfsmittel entscheiden, bei denen Sie das Gefühl haben, den größten Überblick über die Situation zu behalten. Ob Sie sich mit Farbcodierungen, Schlagworten, Symbolen oder einer Kombination aller Optionen am wohlsten fühlen, bleibt Ihnen überlassen. Halten Sie Ihr Grundprinzip jedoch simpel: Zu viel Variation kann zu Verwirrungen in der Notizsortierung führen.
